Как сохранять все документы контрагента в одном месте, в папке на общем облачном диске портала?
Что было в предыдущих сериях?
Мы рассказали:
- Как организована процедура согласования и выдача разрешений на оплату счетов поставщиков в компании.
- Как подается заявка.
- Как работает осуществляется запись в реестр учета.
- Способы контроля.
- Где расположена вкладка «Согласование и статусы платежей).
- Как автоматизировать процесс оформления заявки.
- Как в какой последовательности происходит оплата.
- Как меняются статусы заявки в процессе процедуры согласования и оплаты.
- Как работаю роботы и бизнес-процессы автоматизации.
- Какие есть пожелания у наших заказчиков.
Тема дня:
- Как сохранять все документы контрагента в одном месте в папке на общем облачном диске портала?
- Как отправить контрагенту автоматическое уведомление и письмо с ссылкой на документы?
Участники действия:
- Менеджер.
- Его непосредственный руководитель.
- Сотрудник бухгалтерии.
- Контрагент компании.
- Название компании.
- Пару контактов контрагента для переписки и согласований.
- Реквизиты компании.
- Банковские реквизиты.
- Сумму.
- Цель платежа.
- До какой дату оплатить.
- Сохраним заявку.
- Бизнес-процесс кроме обычной карточки в реестре создаст дополнительно и папку на общем диске где теперь у нас будут хранится документы нашего контрагента.
- Менеджер видит, что его руководитель одобрил заявку.
- Задача возвращается к менеджеру, и он должен вручную «принять работу» в облачной версии нет возможности заменить штатную надпись в модуле задачи, а так бы мы написали, например, Ура, все в порядке бегу обрадовать Контрагента.
- Дальше менеджер возвращается в карточку заявки и вручную меняет ее статус – на «Согласовано к оплате».
- После завершения процедуры оплаты бухгалтер открывает карточку заявки в реестре и сохраняет в специальном поле копию платежного документа и меняет статус заявки на оплачен.
- При изменении статуса заявки менеджер получает уведомление об этом, а выбранный нами контакт контрагента автоматическое письмо с полной информацией о платеже и вложением копии платежного документа.
- В этой папке лежит отдельная папка «Заявки на оплату».
- Внутри папки «Заявка на оплату» лежать копии счета и платежного поручения.
- Штатная сущность CRM Битрикс24 Компания.
- Бесплатное приложение Битрикс24.CRM INN.FIX4.ORG.
- Группы.
- Списки.
- Задачи.
- Бизнес процессы.
- Бесплатное приложение для подстановки реквизитов компаний INN.FIX4.PRO.
- Штатный модуль Битрикс24.CRM для генерации документов по шаблонам
- Уведомления участников процесса согласования.
- Доступ к общему диску портала.
- Подключенный и настроенный модуль «Почта».
На каких тарифах будет работать решение?
- CRM+(old).
- Команда.
- Компания.
- Коробка.
Какие недостатки у такого решения пока есть?
- Отправленное нами письмо не установило связь с карточкой контакта нашего контрагента, и мы не увидим прочитал ли абонент наше письмо.
- Дело в том, что модуль списки Битрикс24 не имеет по умолчанию связи с модулем CRM и это как-то не добавляет уже привычного уюта в работе.
- Кроме этого при работе со списком нет графической наглядности отображения стадий заявки.
- Не видно итоговой согласованной суммы пакета счетов на день платежа.
Но не нужно отчаиваться так как в следующем ролике мы расскажет о том, как можно обойти и решить описанную выше проблему.
Сколько стоит реализация такого решения?
Она рассчитывается индивидуально и зависит от количества процессов и конкретных условий работы Вашего портала.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»