Электронная почта уже слишком долго считается источником срочной и важной информации, и это большое заблуждение. В некотором роде оно объясняется тем, что при отправке электронных сообщений перед нами не встает никаких преград. Мы требуем быстрого ответа и немедленного внимания к нашим письмам, поскольку мы можем бесплатно и быстро их отправить. Вместо того, чтобы поразмышлять над своими идеями самостоятельно, мы спешим поскорее поделиться ими в письме и отправить его коллегам, отвлекая их от работы.
Самый главный вызов современности, с которым приходится сталкиваться, заключается в том, что нам необходимо выбрать, на чем сосредоточиться. Человек по природе своей плохо справляется с определением границ и приоритетов. Поэтому нам нужно думать не о том, как лучше работать с почтой, а о том, как лучше расставлять приоритеты.
Но даже если мы расставили приоритеты, перед нами стоит еще одна проблема: никакой инструмент для сообщений по умолчанию не умеет соблюдать границы. В цифровой сфере сложно создавать поведенческие правила, работающие в определенном контексте, но нам всем они нужны.
Вот шесть способов, которые помогут расставить границы при общении по электронной почте и в дальнейшем их соблюдать.
Напишите дисклеймер в подписи. В своей почтовой подписи укажите часы своей работы, а также обозначьте, в какое время вы отвечаете на письма. Это повысит уровень прозрачности вашей работы.
Не стесняйтесь использовать автоответчик. Эта функция поможет вам сообщить всем, что вы заняты, и поможет понять, когда вы освободитесь для ответа.
Расскажите о том, как вы отвечаете на письма, на своем сайте или в социальных сетях. Если рассказать остальным, как вы привыкли отвечать на письма, они смогут планировать свое время. На своем сайте я объясняю, что отвечаю на запросы в течение двух недель. Вы можете обещать ответ в течение двух месяцев или двух суток — просто скажите людям, чего им ожидать.
Объясните, на какие запросы вы не отвечаете. О том, как вы используете различные каналы коммуникации, можно рассказать в своем профиле Twitter, на странице с контактной информацией или на странице работника. Расскажите, запросы какого рода вы удаляете или игнорируете. Не хотите принимать запросы из неизвестных источников? Просто удаляйте их.
Установите правила коммуникации для команды. Определитесь с тем, какие каналы коммуникации будут наиболее удобны для вас, и узнайте о предпочтениях своих собеседников. Четко опишите правила, которыми вы руководствуетесь при работе с каналами общения, стиль общения и периоды доступности для сообщений.
Станьте примером для своих сотрудников. Если вы отвечаете на сообщения по вечерам или выходным, ваша команда считает, что и от каждого из них вы ожидаете того же. Вы можете воспользоваться сервисом Boomerang, чтобы отправить письмо с задержкой, или Inbox Pause, чтобы получать письма в определенное время. А еще лучше просто избегать переписки на выходных.
Электронные письма — замечательное средство связи, взаимопомощи, общения и даже размышлений. И если безжалостно расставить приоритеты и установить границы такого общения, можно вырваться из этой цифровой ловушки и наконец решить вечную проблему электронной почты, которая не дает нам покоя.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Сары Пек в HBR Россия «Дело не в почте: из-за чего вы не успеваете отвечать на письма». Другие материалы об управлении временем вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.