Казалось бы, как руководитель может повлиять на эффективность работы сотрудников, находящихся на расстоянии сотен или тысяч километров? В отличие от офиса дома много отвлекающих факторов, и никак не проверишь, человек занят делом или кофе пьет второй час. Однако спешу вас обрадовать: на самом деле стены офиса для продуктивности совсем не обязательны. Меня зовут Владимир Якуба, в этой статье я расскажу о том, как сделать работу удаленных сотрудников эффективнее.
Синхронизация графиков
Начну с организационных моментов.
Удаленная работа позволяет искать специалистов из любой точки мира, так что нет необходимости ограничиваться пределами страны. Берите в команду тех людей, которые готовы быть продуктивными: изначально быстро и качественно выполняют ТЗ, на связи в рабочее время, подходят к делу со всей ответственностью и интересом.
Только один нюанс: учитывайте разницу во времени – взаимодействующие между собой сотрудники должны пересекаться хотя бы на пару часов. Это даст возможность обсудить текущие задачи и совместно принять решение по тому или иному вопросу.
Также не помешает синхронизировать календари. Мы с моей командой именно так и делаем. Каждый сотрудник может вносить изменения, назначать ответственного, добавлять задачи, которые видны всем. Благодаря этому отпадают нюансы вроде «забыл», «это должен был сделать Вася», «мне никто не сказал» и т.д. У нас есть план, которого мы четко придерживаемся.
Коммуникации сотрудников
Общаться между собой в офисе сотрудникам легче, а вот у «удаленщиков» часто нет сопричастности к общему делу. И опять же постает вопрос контроля. Решить вопрос с коммуникациями я предлагаю так.
1. Планирование и отчетность.
Недавно я давал интервью на радио «Комсомольская правда», и мы как раз там говорили о том, как переводить офис на «удаленку». Когда есть рабочее место, вроде, есть дисциплина. А дома столько соблазнов…
Не поддаваться им поможет грамотное планирование и расстановка приоритетов. У меня есть чат в WhatsApp, где все мои сотрудники каждое утро пишут план работы, а вечером – отчет. Как ни крути, а результаты говорят сами о себе.
2. Коммуникационные каналы.
Коммуникации на «удаленке» часто напоминают игру «Испорченный телефон». Обычно все вопросы решаются в переписке, а текст можно неправильно трактовать или просто не понять. Процесс взаимодействия усложняется: на то, что в офисе тратится 10 минут, может уйти 20.
Но это еще не самое страшное. Бывает, что сотрудник понял задачу, но неправильно. Заканчивается все срывом сроков и конфликтами. Так вот, ставьте задачу так, чтобы не было вопросов к тому, как ее выполнять. Проводите проверку понимания. Нюансы тоже должны быть описаны, чтобы впоследствии не пришлось говорить «Я не то имел в виду».
Кстати, облегчить себе жизнь можно, используя разные коммуникационные каналы.
Срочные задачи обсуждайте голосом. Благо, мессенджеры позволяют звонить бесплатно в любую точку мира. Еще лучше – в Skype.
Чем еще рекомендую пользоваться:
1) корпоративный мессенджер Slack;
2) Google Hangouts (здесь можно и чаты создавать, и видеоконференции проводить);
3) общие чаты в мессенджерах для разных отделов, а также чаты, посвященные какому-то отдельному вопросу.
Сразу скажу, что сотрудники не всегда положительно относятся к общению в WhatsApp или Telegram с коллегами. Мессенджеры чаще используются в личных целях, поэтому не каждый захочет путаться в десятках чатов и контактов. А вот руководителю это на руку, поскольку ответ будет всегда оперативнее, если сравнивать с почтой. Поэтому предлагаю один из двух выходов. Либо использовать корпоративных мессенджер, где нет личных переписок, либо приобрести для сотрудников рабочие sim-карты, как и делаю я.
Совещания - реже
Не знаю, зачем руководители часто проводят совещания. Знаете закон Оулда и Кана? Он звучит так: «Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени». Я не против обсудить вопрос с группой людей, которым предстоит его решить, но получасовые совещания как таковые провожу редко. Только если в этом действительно есть необходимость.
Обычно ведь как происходит? Обсуждают вопрос 2-3 человека, а остальные просто присутствуют. И представьте, если вы позвали 8 сотрудников, а 4 на протяжении получаса практически никак не участвовали в беседе. Получается, вы потратили 2 «человекочаса». Может, не стоит впустую тратить время?
Знайте меру при контроле
Судить об эффективности работы сотрудника можно по результату. Какая разница, где он находится – в офисе или дома? Вам нужно четко прописать обязанности сотрудников и объем работы, который должен выполнять каждый из них.
А дальше проверяйте – что сделано. Каждые 2 часа контроль, конечно, не нужен, однако смотрите промежуточные результаты и вносите корректировки, если необходимо.
Мотивируйте
Я часто провожу мониторинг работы отдела продаж. И замечаю одну закономерность: у менеджеров, которые на ставке, нет работы с возражениями. Говоришь им «Подумаю», а они в ответ «Ну, подумайте, перезвоните». Все. Им не интересно продавать, да и смысла нет – никакой личной выгоды.
У команды должна быть мотивация сделать больше и лучше. Причем это должно выражаться не только в денежном эквиваленте, хотя что греха таить, люди идут зарабатывать. И начинать нужно с заработной платы.
Я рекомендую для большинства сотрудников сделать оклад и премиальную часть, которая повышается при перевыполнении плана. К штрафам отношусь негативно. Считаю, что они демотивируют и создают никому ненужный страх ошибки. Поэтому с ними будьте осторожнее.
Что еще можно использовать в качестве мотиваторов?
1. Похвала и обратная связь.
Периодически общайтесь с сотрудником, отмечайте его успехи, желательно в общем чате. Иногда говорите «ни о чем». Не все диалоги должны быть о работе. Если вы станете к подчиненным ближе, они больше будут идти вам на усступки.
2. Обучение.
Это оплата всевозможных курсов, семинаров, мастер-классов, книг и т.д. Когда человек не развивается, не делает что-то новое, ему становится скучно. Однообразие и рутина приводят к профессиональному выгоранию, усталости и заболеваниям нервной системы. Не допускайте этого – вкладывайтесь в своих сотрудников.
3. Карьерный рост.
Людей мотивируют даже больше не деньги, а новые интересные функции, другой уровень ответственности и признание. Не забывайте периодически пересматривать результаты сотрудников и повышать самых достойных.
4. Дополнительные отгулы и отпуска.
Кто хорошо работает – тот хорошо отдыхает! Правильно?
5. Разгрузка за счет передачи функций помощнику.
Это тоже очень ценится. Сотрудник передает часть рутины работнику «помладше» и выступает уже в роли наставника, учится не только выполнять, но и руководить.
6. Оплата больничного/отпуска.
Обычно фрилансеры и удаленные работники получают заработную плату за результат. Считаю этот подход крайне неверным, потому что есть много людей, которые не пойдут в отпуск, потому что он не оплачивается. А не отдохнувший сотрудник – непродуктивный сотрудник.
Поэтому как вариант мотивации – оплата больничного и отпуска в случае, если человек проработал в компании полгода и более. То же касается праздников и выходных.
Мотивируйте и материальными, и нематериальными способами. Подстраивайтесь под команду, у каждого из них свои мотивы, поэтому нет универсальной формулы для всех. Экспериментируйте.
Синхронизация работы
Организуйте своим сотрудникам совместный доступ к нужным материалам, чтобы в момент необходимости их не пришлось рассылать или искать. Что обязательно нужно использовать, сейчас расскажу.
1. Облачные сервисы: Яндекс.Диск, Google-диск, Dropbox, облако Mail.ru и т.д.
Я чаще всего использую Яндекс.Диск и Mail.ru, но вы можете выбрать удобный вам.
2. Программы для совместного управления проектами.
В этой категории самым лучшим считаю Trello. Здесь можно создавать доски, колонки и карточки, которые помогают структурировать информацию и разбивать ее на части. Можно подключать к системе сотрудников, на задачах указывать ответственного, дедлайны, ставить напоминания. Причем все это доступно даже в бесплатной версии программы. Обязательно посмотрите.
3. Отдельно рекомендую установить всем Google-диск.
Он хорош не только тем, что можно открыть доступ нужному числу людей, а еще и тем, что хранящиеся на нем файлы можно редактировать с любого устройства. И (что очень важно!) любое изменение в ГД сохраняется.
Если писать статью в Word на компьютере, сбой в системе может привести к утере документа (в программе есть автосохранение, но бывает разное). Если же вы редактируете файл на Google-диске, такого не произойдет.
Кроме того, здесь есть режим правок. Если человек решит внести изменения в документе, он включает этот режим и создает примечания, не исправляя его. Я в таком формате работаю с редакторами: сбрасываю им статью или сырой вариант книги, а они вносят комментарии и рекомендации по исправлению. Потом я могу принять эти правки или нет.
Обучайте тайм-менеджменту
Сейчас в открытом доступе много книг и видеоуроков по тайм-менеджменту, в том числе и моих материалов. Так вот, обязательно выберите из них наиболее полезные, соберите в папку на каком-нибудь облачном сервисе и сделайте необходимостью ее изучение.
Зачем это нужно?
Если человек только начинает работать из дома, он может немного расслабиться. Начальник не видит, сколько вкладок открыто на компьютере, не ходит мимо и не контролирует. Это значит, можно начать не в 8, а в 9 (какая разница, вечером подольше посижу), общаться в рабочее время с коллегами – на не совсем нужные темы, работать медленнее. Домашняя обстановка к этому располагает.
По итогу – дела скапливаются, и нужно их делать вечером в 2-3 раза быстрее, а это стресс. Профессиональное выгорание. И более тяжелые последствия. Кстати, оно бывает не только у тех, кто ленится, но и у трудоголиков. Знаю, потому как сам принадлежу к их числу. Стремление сделать все, пока дела не закончатся, тоже ведет к выгоранию.
Расскажу такую историю, случившуюся с экс-журналистом телеканала НТВ Галией Алеевой. Изначально она выбрала любимую профессию и была очень довольна. Окончила факультет журналистики и, не жалея своих сил, сразу начала активную работу. Поначалу все нравилось, от взаимодействия с людьми и итоговых сюжетов она получала невероятное удовольствие и думала: «Я на своем месте». Вот только потом начала подкрадываться усталость. Сначала банальная нехватка сил, потом отсутствие желания активно отдыхать, а потом депрессия… Работа «через не могу» выматывалась еще больше, соответственно, справиться с таким состоянием у Галии не получалось. Спустя некоторое время ей пришлось уйти с работы, официальной версией были слова «Вы переросли свою должность, а вакансию вашего уровня компания вам предложить не может»… Месяцы восстановления. С такими вещами нужно очень осторожно.
Именно поэтому я всегда реагирую на сигналы вроде «Ничего не успеваю». Помогаю сотрудникам выяснить, что они не так делают, как это улучшить, как правильно отдохнуть. Кстати, зачастую мне даже не приходится общаться с каждым лично. У команды есть доступ к моим материалам, так что они знают, как экономить время и выкладываться на все 100%!
Держите в курсе
В офисе гораздо проще быть в курсе событий, поскольку люди постоянно общаются, пересекаются, и хоть краем уха, но слышат, кто над чем работает. Удаленная работа этого не предполагает. Поэтому для того чтоб каждый сотрудник мог внести идею или поспособствовать коллеге, важно создать чат, где все будут писать, над чем они сейчас работают. И коротко: какие результаты, какие сложности.
С той же целью можно делать регулярные созвоны (не слишком часто, раза в неделю достаточно).
Обеспечьте всем необходимым
Мои сотрудники с удовольствием тестируют новые сервисы: графические редакторы, программы для отслеживания детальной статистики, CRM-системы и т.д. Новизна дает энергию. Как говорится, «чтобы каша в голове не пригорала, ее нужно помешивать». А инструмент – обучение.
Не душите энтузиазм своих людей. Пусть пробуют новое. Выделяйте им на это рабочее время и бюджет. Но, разумеется, перед тем как начать тестировать тот или иной сервис, сотрудник должен объяснить его пользу для компании.
Время для отдыха тоже необходимо
«Работа работой, а как же общение?», – такой вопрос очень часто появляется у людей, собравшихся на «удаленку». Во время перекуров или в обед многие любят обсудить вчерашний фильм или обменяться новостями. Почему бы не предоставить такую возможность?
В корпоративном мессенджере Slack, например, есть специальные «комнаты», можно создать одну для личного общения и заходить туда в перерывы. Почему нет? Что касается меня, я так не усложняю, но с удовольствием общаюсь с сотрудниками по видеосвязи, что вполне может заменить мессенджер.
«Заставьте» сотрудников полюбить свою работу
Это важно всегда, но в случае с «удаленщиками» любовь к работе еще более необходима. Только тогда человек будет выкладываться на всю, когда ему будет интересно. Не ждите момента, когда команда узнает, что такое день сурка, действуйте сейчас, прививайте им любовь к делу.
Объясните, какие плюсы у компании и продукта. Почему так хорошо продавать ноутбуки или люстры? Чем они помогут?
Не забудьте о миссии: одно дело писать текст ради текста, а совсем другое – потому что вы хотите помочь клиентам выбрать подходящий ноутбук, который не будет «тормозить». Продавайте эти идеи и работайте с любовью!
Руководите правильно
Помню, как-то один из моих сотрудников решил уволиться, и когда я спросил причину, он ответил просто: «Не захотелось работать». Я тогда подумал: «Как так?? Я поставил задачу, ее нужно выполнить. Что значит не захотелось?». Мне было непонятно. А позднее я обдумал все и решил, что ему стало скучно.
Представьте, изо дня в день одна и та же рутина. С утра до вечера. По опыту, когда человеку скучно, от увольнения не спасает даже заработная плата, а точнее, только на первое время.
Так вот, не давайте работникам впадать в это состояние скуки. Оно может появляться из-за:
· однообразной работы;
· недостаточного количества работы, когда есть время расслабиться;
· нераскрытого потенциала.
У меня доверительные отношения с моей командой, поэтому если только я начинаю видеть, что эффективность не совсем такая, как я бы хотел, сразу принимаю меры. Даю интересные задачи. Прошу пару дней позаниматься другим проектом или пройти обучение. В крайнем случае обсуждаем, что можно поменять, чтобы ситуация повернулась в лучшую сторону: иногда это смена функционала или карьерный рост.
Не скажу, что это просто: порой я сталкиваюсь с сопротивлением со стороны сотрудников, но позднее они привыкают, и им даже начинает нравиться.
Снижайте риски
Я как работодатель иногда опасаюсь того, что сотрудники могут украсть данные. Случается же много историй, когда человек, например, скопировал себе базу данных и исчез. Или воспользовался другой информацией.
Обезопасить себя от этого практически невозможно, ведь в любом случае человеку нужно предоставить доступ к материалам, с которыми ему работать. Но снизить риски можно. От меня 4 совета.
1. Общайтесь с подчиненными по видеосвязи – хоть изредка, на любые темы.
Когда вы – безликий работодатель, вас не жалко. Когда вы – хороший начальник и просто интересная личность, подставлять не хочется.
2. Заключайте договор об оказании услуг.
И добавьте к нему пункт о неразглашении конфиденциальной информации: в этом случае недобросовестного работника можно будет привлечь к ответственности.
3. Что касается соцсетей, установите двухфакторную аутентификацию.
А в качестве контактов, необходимых для восстановления доступа, используйте личный телефон/почту.
4. Перед тем как сказать сотруднику об увольнении или паузе в работе, меняйте пароли.
Даже если захочет как-то отомстить, уже не сможет.
Но сильно на рисках не зацикливайтесь. Безопасность важна, однако не менее важно доверие. Вы делаете со своей командой общее дело, а значит, не должны в ней сомневаться. Перестрахуйтесь на всякий случай, но палку не перегибайте.
Как итог – организовывайте удаленный офис, если вашей компании это удобно. Не слушайте тех, кто говорит, что таким образом контролировать сотрудников нельзя. Можно.
Используйте советы из моей статьи, любите свое дело, и у вас все получится! Успехов!