Ручной ввод данных в 1С всем хорошо знаком и пользуется популярностью у большинства бухгалтеров, однако, стоит отметить, что он уже исчерпал себя. Если спросить любого бухгалтера, в чем его проблема, то мы однозначно получим единогласный ответ — ручной ввод первички.
Процесс ввода поступлений и других документов в 1С отнимает огромное количество времени и сил у бухгалтера, а у работодателя еще и денежные средства на оплату заработной платы за такую работу.
После получения оригинала документа, необходимо вручную оприходовать товар или услуги с каждой страницы документа в 1С.
А этих страниц может быть сотни, а то и тысячи. Человеческий фактор попросту уже не справляется с таким объемом работы.
Альтернативой ручного ввода может быть обмен документами с поставщиками в формате excel и загрузка в 1С
Более приближенный к современным технологиям способ получения документов от поставщиков — это обмен и загрузка в формате excel.
Необходимо договориться с контрагентами получать входящие документы в заранее согласованных форматах, например в формате excel.
Контрагент обработкой создает Excel файлы поступлений и присылает их принимающей стороне.
После чего последняя внешней обработкой создает документ поступление в 1С. Так это происходит.
На самом деле, это очень удобный способ для обеих сторон, принимающей и отправляющей, однако поставщики с неохотой относятся к переходу с бумажного традиционного документооборота на цифровой, в нашем случае обмен в excel-формате.
Плюсы такого метода в следующем:
1. Скорость обработки документов выше, чем при ручном вводе;
2. Меньший риск допущения ошибок, чем при ручном вводе
Алгоритм загрузки документа в формате ЭКСЕЛЬ в прогрммме 1С:Бухгалтерия 8:
1. Журнал поступление ( акты, накладные)
Загрузить на выбор
· Из электронной почты
· Из файла ( указать путь. Например с рабочего стола)
· Из ЕГАИС
Необходимо выбрать нужный документ, например ТОРГ 12 в формате ЭКСЕЛЬ и нажать кнопку ОТРКРЫТЬ
Далее необходимо сопоставить номенклатуру. Для этого необходимо нажать на кнопку Создать по данным номенклатуры
Если ДА – то создать номенклатуру, если НЕТ – то номенклатура уже есть в справочнике
В результате получаем заполненный документ Поступления. Далее провести и закрыть
Выше мы рассмотрели действия покупателя, которому прислал поставщик файл в формате Эксель для загрузки в программу 1С:Бухгалтерия 8
Сейчас рассмотрим действия Поставщика который любезно согласился прислать документы первичные по почте в электронном виде в формате Эксель, чтобы бухгалтер Покупателя не переработал
Алгоритм поставщика:
1. Журнал Реализация – ставим курсор на нужный документ, который хотим выгрузить
2. Отправить по электронной почте
3. Ставим галочку какой вид документа отправляем и в каком формате
4. Отправка письма – указываем почту электронную