Вечернее часовое совещание затягивается уже на 15 минут и даже не близится к завершению. Неожиданные запросы от коллег могут помешать вам в выполнении важной задачи, задержать на работе или отвлечь от семьи, когда вы дома. Что можно сделать в таких случаях? Как установить границы и в будущем не чувствовать, что ваше время не уважают?
Интервалы для совещаний
Первым делом можно просто заблокировать несколько временных слотов в своем рабочем календаре. Если вам назначают встречу в эти периоды, предложите другое время. Порой установить какие-то рамки очень непросто, например, в середине рабочей недели или когда вы координируете команду в разных часовых поясах. В таких случаях стоит учитывать ситуацию. По возможности не назначайте совещаний, из-за которых придется нарушить режим сна. Скорее всего, плюсы от участия в обсуждении не перевесят снижение продуктивности от недосыпа на следующий день.
Продолжительность собраний
Долгие совещания могут сильно влиять на рабочее расписание. Вот несколько стратегий, которые помогут соблюдать границы по продолжительности совещаний. Во-первых, если вы назначаете совещание, укажите предполагаемую продолжительность. Во-вторых, назначайте собрания одно за другим, чтобы была необходимость вовремя заканчивать каждое из них. И, наконец, обозначьте свои намерения в самом начале совещания. Например, так: «Мне нужно завершить встречу к 14:30, и к этому времени мы должны успеть все обсудить». За 5—10 минут до окончания скажите: «У нас осталось приблизительно 10 минут. Есть что-то важное, что мы могли упустить?»
Время для сосредоточенной работы
Многим трудно найти время для сосредоточенной работы, поэтому в таких случаях нужно особенно внимательно отнестись к ограничениям. Установить статус «Занят» в рабочем календаре — первая защитная линия. Одни фиксируют такое время на еженедельной основе, например, с 9 до 11 утра два дня в неделю. Другие выделяют себе такие интервалы по необходимости. Выберите тот способ, который подходит вам.
Если в эти интервалы коллеги назначают встречи или подходят к вам поговорить, предложите им выбрать другое время. Чтобы вам было проще следовать собственному расписанию, создайте подобие физического барьера. Можно закрыть дверь, например. Если закрыть дверь не получится (или ваших коллег это не останавливает), выберите другое место — комнату для совещаний, другой кабинет, кофейню.
Остается еще одна распространенная проблема — постоянные обращения коллег. Вы можете задавать ожидания относительно сроков ответа. Например, получив рабочее сообщение в 22:00, написать отправителю только следующим утром. Вы можете не отвечать на письма, полученные в выходные, до понедельника. Безусловно, бывают случаи, когда соблюдать такие правила невозможно — например, когда нужно срочно решить проблемы с международной поставкой. Но в большинстве ситуаций можно подождать.
Какие границы вы сможете или позволите себе установить, зависит от вас — и от характера вашей работы. Эти советы помогут вам правильно поставить рамки во взаимодействии с коллегами, чтобы обрести внутреннее спокойствие, а не просто стараться быть вежливым.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Элизабет Грейс Сондерс в HBR Россия ««Не сейчас»: четыре совета, которые помогут спасти ваше время». Другие материалы об управлении временем вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.