Разберем несколько видов взаимодействия с поставщиками и подрядчиками через программу «1С: Бухгалтерия 8». Для учета расчетов с поставщиками активно используются счета:
- 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",
- 61 "Расчеты по авансам выданным",
- 63 "Расчеты по претензиям".
Перечисление аванса поставщику
Чтобы оформить перечисление аванса поставщика или поставщику, стоит провести одну финансовую операцию, но и в этом случае может возникнуть ошибка. Как правило, все дело в неверной корреспонденции счетов в информационной базе.
При перечислении аванса поставщику в базе оформляется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику».
Расчеты по авансам с поставщиками учитываются на счете 60.2 «Расчеты по авансам выданным». Программа автоматически выбирает счет дебета при проведении документа. Далее при отражении данной операции формируются счета 60.2 «Расчеты по авансам выданным» со счетом 51. «Расчетные счета».
Пользователь может установить и автоматическую настройку зачета аванса. Стоит поставить «галочку» и выбрать способ - «Автоматически». Такой прием удобен, когда необходимо работать с большим количеством оплат и поставок.
В таком случае программа анализирует остатки авансов по указанному в документе договору и производит зачет сумм авансов в порядке их оплаты. Зачет авансов будет производиться последовательно по каждому документу оплаты, начиная с самого раннего.
Зачет аванса по «документу»
Выбирая в программе способ оплаты «По документу», внимательно указываем конкретный документ оплаты, по которому будет произведен зачет аванса. Такой вариант предпочтителен, когда организация ведет расчеты по конкретному документу поставки.
Чтобы проверить состояние взаимных расчетов можно обратиться к графе «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разделе субсчетов из «Отчетов». Таким образом проверите сальдо и обороты по расчетам. Далее можно провести «Акт сверки взаиморасчетов».
Этот документ создается в разделе «Покупки» - блок «Расчеты с контрагентами» и далее «Акты сверки расчетов».
Еще один способ, который касается учета аванса
Выбирая способ «Не зачитывать», а может быть и такое, предполагаем, что учтем эти средства иначе. Выбор такого варианта возможен, если аванс будет направлен на оплату других сделок. Зачет аванса в будущем можно будет провести через документ «Корректировка долга».
Выбираем раздел раздел «Покупки» – «Корректировка долга» с видом операции «Зачет авансов». В поле «Зачесть аванс» выбираем значение «Поставщику», а в поле «В счет задолженности» - «Нашей организации перед поставщиком» или «Нашей организации перед третьим лицом».
Указываем контрагента. Через него можно будет проверить счета и, при необходимости, указать конкретный договор. В разделе «Счета учета», где по умолчанию находится список счетов учета, нужно отметить 60 - «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Выбираем пункты «По данным организации» и «По данным контрагента» в нижней части закладок. Указываем данные по остаткам на начало и на конец периода сверки взаиморасчетов, фиксируем суммы расхождений с данными контрагента.
Идеальный способ расчета с покупателями и поставщиками
Выбираем конкретную организацию, если ведем дела с несколькими. При нажатии кнопки «Показать настройки» на закладке «Группировка» отмечаем «Договор» и «Документ».
Таким образом получим детальный отчет в разрезе договоров и сроков оплаты. Далее можно «донастроить» программу, выбирая дополнительные поля.
Задолженность поставщикам по договорам
- Обозначаете период, в программе существует отдельное поле под одноименным названием.
- Производите выбор организации (если их несколько, иначе отчет сформирует показатели по всем внесенным в базу фирмам).
- В «Показать настройки» можно детально отразить данные: установить величину долга, сумму выданных авансов и другие показатели.
- Формируете документ и выводите на печать.
Как проводить аудит с поставщиками и подрядчиками
Провести аудит возможно по желанию собственника или заказчика либо проанализировать ситуацию по итогам года.
Проверка позволяет выявить ошибки в фиксации данных по расчетам с контрагентами и подрядчиками, убедиться, что ценовая политика поставщиков достаточно обоснована. Еще раз проконтролировать качество оформления документов по данному разделу учета.
Процедуры аудита:
- производится сверка фактической задолженности компании перед поставщиками с бухгалтерскими данными на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- сверяется суммы конвертирования валютной задолженности в рублевую.
Есть еще ряд функций, но главное, на что надо обратить внимание - проверить совпадение остатков на конец периода в сверке расчетов поставщиков и подрядчиков с остатками по счетам компании.
Если у Вас возникли какие-то сложности с расчетами с поставщиками и подрядчиками в 1С и эти проблемы связаны с программным кодом, с ошибками программы, стоит проконсультироваться у специалиста по 1С - проблема решится быстрее, а Вы сможете заняться более насущными и важными вопросами.