Если вы организатор мероприятий, то знаете насколько важно всё правильно организовать, чтобы мероприятие прошло удачно. Я занимаюсь этим уже 15 лет и за это время изучил все возможные форматы мероприятий и клубных встреч, многократно рассчитывал их бюджеты и знаю как избежать "подводных камней" при их организации.
Сразу скажу, что мероприятия проводимые за имеющийся бюджет (неважно кто дал эти деньги) существенно отличаются от мероприятий, которые проводятся на платной основе, то есть с продажей на них билетов или сбором денег за участие в них. Продавать всегда труднее, чем работать с имеющимся бюджетом. Но, в обоих случаях сами сценарии мероприятий будут похожими, - различен будет только финансовый аспект. И я вам сейчас расскажу, на наглядном примере, каким может быть сценарий коммерчески успешного мероприятия.
Во-первых, если вы хотите провести качественное мероприятие, хотите чтобы посетившие его люди остались довольны вашей работой, а также хотите финансово выиграть, а не попасть на деньги, то всё мероприятие необходимо заранее продумать до минуты и просчитать каждую деталь.
Начинать нужно с общей идеи и ответов на вопросы - что вы хотите организовать? для какой аудитории? каких целей хотите достичь?
Например: я хочу организовать встречу клуба "Чай да Кофе". Значит, моя целевая аудитория - любители этих напитков, желающие узнать о них что-то новое. Мои желаемые цели - создать для целевой аудитории мероприятие не только интересное по сути, но и полезное, имеющее такую очевидную ценность, чтобы не жалко было за него отдать, к примеру, полторы тысячи рублей. В конце-концов, моя цель - заработать.
Поскольку клуб чайный, то центральным элементом встречи будет дегустация чая. Поэтому сначала необходимо заручиться поддержкой партнёрской компании или выбрать чай от своей компании, который будет представлен на клубной встрече, - именно его будут дегустировать приглашённые гости. Вкусов чая в мире много, более 3 тысяч, поэтому нужно выбрать какую-нибудь тему и под неё подобрать виды чая.
Я выбрал - Кавказские чаи и тизаны (смеси различных трав) от чайной компании "Экокавказ". Договорился с ними о шести разных видах чая и тизанов, необходимых для проведения дегустации. Для одной клубной встречи не рекомендую брать больше пяти-шести видов чая. Это и по объёму выпитого чая будет достаточно (около 0,5 литра на человека, примерно по 100 мл. каждого вида) и по времени будет приемлемо (для дегустации 6 видов чая потребуется примерно 40-50 минут). Стандартное время клубной встречи прописанное по сценарию - 1 час 30 минут. Если участники встречи хотят общаться и дальше, то и хорошо, пусть общаются, это только приветствуется, но нужно понимать, что это общение выходит за оговорённые организаторами временные рамки и продляется за счёт самих участников - хотят общаться больше, значит платят дополнительно.
Для привлечения участников на встречи клуба необходимо дать рекламу в соцсетях, осуществить рассылку по вашей базе, либо поставить информацию о встрече на рекламные ресурсы. Для этого необходимо создать красивую иллюстрацию. Например, такую.
И, конечно, нужно ярко и завлекательно опубликовать главный призыв:
Клуб «Чай да Кофе» приглашает 30 сентября в 19.00 на дегустацию кавказского чая и тизанов, и на дагестанский урбеч !
А в самом рекламном тексте нужно коротко, но достаточно подробно и привлекательно описать какие чаи и тизаны будут дегустироваться на клубной встрече. Так же приведу пример:
В программе дегустации:
1. Чай с горными травами «Легенда Шамильских гор».
Напиток на основе черного чая с добавлением полезных трав. Все ингредиенты подобраны и сбалансированы таким образом, что чай обладает невероятно приятным ароматом и прекрасно подойдет для чаепития в конце дня. Напиток успокаивает, снимает напряжение и усталость, приводит в порядок мысли и чувства.
2. Тизан «Долина солнца».
В состав этого вида тизана входят два мощных природных антиоксиданта. Это купаж виноградного листа (ферментированного) и рододендрона Адамса (Сагаан Даля). Тизан является прекрасным тонизирующим средством. Напиток лучше употреблять свежезаваренным, он придаст бодрости и активности на целый день!
3. Чай с андалиманом «Тарки-Тау».
Ароматный, с ярким и необычным вкусом чайный напиток, в состав которого входит андалиман - разновидность сычуаньского лимонного перца, родом с острова Суматра. В сочетании с черным чаем получается очень насыщенный напиток, который придаст бодрости и зарядит позитивной энергией.
И так далее ...
Но этого будет маловато если мы хотим, чтобы люди заплатили нам полторы тысячи руб. А значит нужно ввести в сценарий ещё какие-то привлекательные элементы, создать дополнительную ценность.
Например, добавить в сценарий дегустацию такого национального дагестанского продукта как УРБЕЧ. А вы знаете что такое Урбеч?
Для тех кто не знает поясняю: это такое дагестанское блюдо, паста из семян или орехов, перетертая на каменных жерновах. Урбеч бывает из льна, грецких орехов, фундука, кокоса, мака, кунжута и даже абрикосовых косточек! Это один из первых суперфудов - еда с огромным содержанием ценных компонентов. Урбеч - это не просто сладкий десерт, а кладезь витаминов, минералов и других биологически активных элементов.
И всё равно как-то маловато, не хватает Фишки! И в качестве такой Фишки я взял оригинальный десерт от шеф-кондитера ресторана "Булошная" на Житной, 10 (именно в нём мы и проводим встречи клуба "Чай да Кофе"). Вот какой десерт - пирожное в виде крупного ореха, кстати так и называется "Орех". Фантазии шеф-кондитеру не занимать, - на прошедшей встрече мы дегустировали оригинальный десерт в виде красного помидора с тремя разными вкусами шоколада внутри. Участники встречи были очень довольны!
Ну это уже кое-что. И вроде бы даже вполне достаточно за такие деньги. Однако, не хватает связующего звена, не достаёт объединяющей компанию энергетики. Рассказы о чаях и тизанах, дегустация урбеча и фирменный десерт - всё это хорошо, но однообразно и достаточно скучно. Поэтому я ввожу в сценарий ещё один важный элемент клубной встречи - выступление артиста.
В данном формате наилучшим образом подойдёт выступление одного артиста и желательно без дополнительной аппаратуры. Аппаратура усложняет и удорожает этот элемент программы. Да, сразу скажу, что артисты бесплатно не работают. Вам может показаться, что им так весело нас развлекать, что они это делают "из любви к искусству"? Боюсь вас разочаровать, но - это их работа, и как любая профессиональная деятельность - производится за деньги. А значит - не забудьте заложить в расходы на клубную встречу гонорар артисту. Какой? Ну за сколько договоритесь.
Артист очень нужен, если вы сомневаетесь в целесообразности этих трат. Он привносит в компанию душевное тепло, музыкальное оформление, создаёт уютную клубную атмосферу. Как только он начинает петь и играть на гитаре - компания теплеет, людям приятно слушать музыку, она расслабляет и создаёт душевную атмосферу. Музыка играет большую роль в формировании клубного мероприятия и переоценить её роль в этом невозможно.
У нас выступают разные музыканты, но особенно я хочу отметить Геннадия Семёнова. Он знает очень много хороших песен и прекрасно играет на гитаре. К тому же он замечательный артист и часто снимается в кино, в общей сложности Геннадий Семёнов снялся более чем в 50-ти фильмах. Иногда вы можете его увидеть по телевизору в различных сериалах. Поёт на английском и французском языках. Обладает редкими для драматического актёра вокальными данными.
Вот! Теперь это уже полноценное клубное мероприятие и оно стоит заявленных денег. Но я ещё добавлю "вишенку на торте", чтобы в завершение клубной встречи поставить красивую точку, чтобы этот яркий момент запомнился и оставил приятное впечатление, чтобы людям было о чём поговорить и чтобы захотелось придти в клуб снова и снова.
Как говорил Штирлиц в кинофильме "Семнадцать мгновений весны" - всегда запоминается первая и последняя фразы. Так вот - моя последняя фраза - это розыгрыш подарков от клуба "Чай да Кофе". В этом розыгрыше будет и кавказский чай (в пачках), и урбечь (в банках) и главный приз этой встречи - Цейлонский чай с плантации «Green Hills» в красивой подарочной металлической коробке, выполненной в виде коллекционной книги «Albion – tea books collection».
Вот теперь - всё! Это полноценное клубное мероприятие со всеми необходимыми элементами. Вкусное - в прямом и переносном смыслах!
Если вам понравился мой рассказ - приходите и вы на наши клубные встречи. Найти наш клуб легко - наберите в Яндексе - Чай да Кофе РФ. Зайдите на сайт и зарегистрируйтесь на понравившееся вам мероприятие.
С вами был блогер, Доктор Клаб.
До встречи в клубе!