Пять лет назад я прочитал совет Даниэля Марковица о том, что списки дел нужно переносить в календарь. В этой статье приводятся пять недостатков традиционных списков дел. Во-первых, они дают нам слишком много вариантов выбора. Во-вторых, нас, конечно же, привлекают задачи, которые выполнить проще всего. В-третьих, нас редко привлекают важные, но не срочные задачи. Например, нам сложно выделить себе время на освоение чего-то нового. В-четвертых, в списках дел нет необходимой информации о времени, которым вы располагаете. В-пятых, будем честны, списки не дают никакого стимула.
Попробуйте перейти с фанатичного следования списку дел (ежедневному плану работы) на календарную систему, которая также известна как «тайм-боксинг» (термин заимствован из области гибкого управления проектами). По результатам исследования ста приемов повышения продуктивности, тайм-боксинг оказался самым эффективным. И вот несколько очевидных преимуществ метода.
Во-первых, на календаре видно распределение задач во времени. Если вы знаете, что рекламный ролик должен выйти во вторник, а команде нужно 72 часа, чтобы внести ваши правки, вам ясно, на какое время ставить эту задачу. А точнее, ясно куда ставить задачу: календарь нагляден и интуитивно понятен.
Во-вторых, метод позволяет более эффективно общаться и взаимодействовать с коллегами. Если все ваши важные (или вообще все) задачи занесены в календарь, коллеги смогут их увидеть. Так вы сможете учитывать их расписание, а они будут сверяться с вашим графиком. Календари с общим доступом (и настройками приватности) стали нормой в корпоративном мире, и самые передовые решения предлагают Microsoft и Google.
В-третьих, с тайм-боксингом у вас появляется полноценный отчет о проделанной работе.Бурная неделя подходит к концу, а вы не можете сообразить, что успели? Загляните в календарь. Собираетесь посвятить час планированию следующей недели и нужно понять, что вас ждет? Загляните в календарь. Главное, чтобы у вас была персональная версия этих данных (то есть не только версия работодателя), иначе однажды они могут пропасть.
В-четвертых, в ваших руках больше контроля. Когда нам приходится постоянно отвлекаться, мы менее довольны работой и менее продуктивны. Вы решаете, что и когда делать, блокируете любые отвлекающие факторы на это время и выполняете задачу. Непрерывный контроль и наглядность достижений вызывают чувство удовлетворения. Дело здесь не только в продуктивности (внешний фактор), но и в наших намерениях (которые идут изнутри) и ощущениях.
В-пятых, вы станете значительно продуктивнее. Мы часто тратим больше времени на задачу, чем нужно, поскольку ориентируемся на количество свободного времени (зависит от обстоятельств), а не на то, сколько на самом деле должна занимать работа (объективный факт). Тайм-боксинг устанавливает четкие временные рамки для задач и помогая их придерживаться.
У календарной системы есть множество различных преимуществ. Эта практика улучшает наши ощущения (контроль), помогает достигать большего как самостоятельно (личная продуктивность), так и в командах (эффективное взаимодействие). Возможно, это самый важный навык, который может освоить современный специалист, поскольку он освобождает время для выполнения любых задач. К тому же он не требует никаких затрат. Выделите себе немного времени, чтобы подумать, как лучше использовать тайм-боксинг в вашей жизни.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Марка Зао-Сандерса в HBR Россия «Пять причин отказаться от списка дел». Другие материалы об управлении временем вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.