Электронные трудовые книжки (ЭТК) – инструмент для учёта кадрового состава предприятия, ведения отчетности и последующей подачи её в Пенсионный Фонд РФ.
ЭТК – это не про удобство, это про обязанность:
Каждый работодатель с 1 января 2020 года в обязательном порядке должен оформлять ЭТК в установленном законом порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст.3 ФЗ от 16.12.2019 г. N 439-ФЗ).
До конца 2020 года каждый сотрудник должен определиться с порядком ведения его трудовой книжки – электронный или бумажный вариант. Даже если он выбрал бумажный носитель, электронная версия будет вестись параллельно в любом случае.
Как сотруднику получить сведения из ЭТК?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ сведения из электронной трудовой книжки можно получить:
- у последнего работодателя;
- по запросу в ПФР или МФЦ;
- в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.
В Пенсионный Фонд РФ сведения представляются по специальной форме СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица), которая имеет свою специфику заполнения.
В каких случаях нужно заполнять СЗВ-ТД?
- приём на работу;
- перевод на другое место работы;
- увольнение с работы;
- получение заявления о порядке ведения трудовой книжки на бумажном или эл.носителе;
- присвоение квалификации, доп.профессии;
- изменение наименования организации, её типа;
- лишение сотрудника права занимать должность (заниматься опр.видом деятельности) по решению суда.
Если по сотруднику кадровых изменений не происходило, в отчёт СЗВ-ТД его включать не нужно.
Какие сведения должны быть в СЗВ-ТД?
- ФИО сотрудника;
- наименование организации;
- периоды работы;
- должность (профессия, специальность);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
- основания увольнения.
Основные общие требования к заполнению СЗВ-ТД: что важно знать?
- Заполняется на всех работающих (и по совместительству), с которыми существуют (существовали) трудовые отношения в соответствии с ТК РФ (в т. ч. перевод, получение квалификации и др.);
- Подается в ПФ РФ ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным;
- При увольнении представляются сведения о кадровых мероприятиях в отношении сотрудников, по которым отчетный период не завершен, либо сведения за прошлый отчетный период не представлены;
- Документ заверяется подписью руководителя (доверенного лица) и печатью организации. Если организация юр. лицом не является, необходима личная подпись работодателя и ФИО.
Начиная с 1 января 2021 года, сведения о приеме на работу (увольнении) представляются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или документа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.
Заполнять документы необходимо:
- шариковой ручкой (чернилами) любого цвета, кроме красного и зелёного,
- печатными буквами (при помощи средств вычислительной техники),
- без помарок и исправлений.
Есть ли санкции за непредставление сведений о трудовой деятельности?
Согласно ФЗ от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ и КоАП РФ санкции могут быть в виде предупреждения и штрафа.
- За нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД – штраф 500 руб. за каждого работника, по которому не представлен отчёт;
- За несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов – 1000 руб.
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ непредставление сведений или представление их с нарушением срока может грозить:
- привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства;
- штрафами (на должностных лиц и ИП – от 1000 руб. до 5000 руб., на юр.лиц – от 30000 руб. до 50000 руб.).
Остались вопросы? Задайте их специалисту.