Как контролировать работу персонала? Этот вопрос важен для руководителя любого уровня. Работу даже пары подчиненных нужно организовать и умело – так, чтобы человек не воспринимал это как наказание и слежение. Тем более, на самом деле, производственный контроль – удобный инструмент для развития сотрудников и улучшения результатов их работы в том числе и в медицинской отрасли.
Что и кого контролировать? Как часто и как это организовать на практике? Какие ошибки могут быть и как их избежать? Обсуждаем с экспертами Высшей медицинской школы.
Что контролировать?
Есть две основные задачи:
- Контроль сотрудников – соблюдения ими трудовой дисциплины, рабочих инструкций и других моментов
- Контроль бизнес-процессов – то есть достигнутых результатов работы и выполнения задач
На практике обе задачи тесно взаимосвязаны. Например, анализ причин, почему результат не достигнут, может привести к тому, что сотрудник неэффективно использует свое рабочее время или не знает внутренних стандартов работы.
Не обойтись без контроля и в мотивации, чтобы понимать, кого поощрять, а кого наказывать. Кроме того контроль позволяет анализировать работу сотрудников, планировать их обучение, управлять численностью сотрудников. Уверены, вы согласитесь, что все это нужно. А, значит, давайте рассмотрим, как его организовать правильно.
Как контролировать?
Весь процесс можно разделить на несколько шагов:
- Определение цели – что и зачем будем контролировать
- Сам контроль – применение выбранных методов
- Анализ результатов – выполнена ли задача и как успешно
- Принятие решений и обратная связь
Ни один их этапов пропустить нельзя, иначе найти и исправить причины неудач в работе, повысить эффективность не получится.
А вот, какие методы контроля могут быть и какие принципы важно учесть при их использовании:
- Наблюдение – стоит предупредить, что оно ведется и периодически предоставлять обратную связь сотруднику
- Применение автоматических систем – учета рабочего времени и других, которые позволяют оценить соблюдение трудовой дисциплины и активности работы
- Устные отчеты – попросите рассказать подчиненного о своих успехах и сложностях, выслушайте, задайте уточняющие вопросы. За успехи нужно поощрять, при неудачах – разобраться в причинах, обсудить возможные варианты того, что делать и как исправить ситуацию. Общение важно закончить на положительной ноте – поддержать, воодушевить
Когда контролировать?
Чтобы выбрать точку контроля нужно учесть тип задачи и сотрудника.
Задачи бывают:
- Приоритетными по важности и срочности
- Сложными – новое поручение или большой объем работ
- Такими, когда из нескольких этапов или все действия делаются в один прием
- Разовыми или регулярными
А вот какими бывают сотрудники:
- «Могу и хочу» – мечта любого руководителя – человек с высокой мотивацией и компетентностью
- «Могу, но не хочу» – есть проблемы с мотивацией
- «Не могу, но хочу» – такое состояние характерно для новичков, которые готовы работать, но пока что-то не умеют
- «Не могу и не хочу» – наиболее сложный сотрудник
Основные варианты времени контроля:
- Итоговый контроль – подводим итоги по факту. Возможен для не слишком важных задач или сотрудников типа «могу и хочу»
- Предварительный – узнаем о статусе решения, когда половина или две трети времени прошли. Такой вид контроля подойдет для всех типов сотрудников и задач со средней и приоритетной важностью
- Пошаговый – устанавливаем несколько точек контроля в процессе работы и проверяем выполнение каждого их этапов. Подойдет для задач, которые можно разделить на несколько шагов.
- Систематический – в этом случае контрольные точки расставлены с определенной периодичностью (например, каждые 30 минут). Подходит для всех исполнителей и регулярных задач
- Текущий – осуществляется по ходу всей работы, применим к новичкам и сложным и важным задачам
- Выборочный – произвольные точки контроля с неожиданным контролем персонала. Может применяться с любыми задачами и сотрудниками
Принципы контроля
Основные принципы, которые стоит учесть:
- Прозрачность – сотрудники должны знать о том, что и в какой форме контролируется (например, есть видеонаблюдение)
- Неизбежность – систему контроля нужно ввести, если она была оговорена
- Взаимосвязь с мотивацией – выявленные результаты ложатся в основу системы поощрения или наказания
- Соответствие – тип и формат контроля должен соответствовать проверяемому сотруднику и важности задачи
Ошибки
Основные ошибки:
- Одинаковые методы со всеми сотрудниками
- Нет регулярности и системности
- Большое внимание к одним вопросам и бесконтрольность других
- Тотальный контроль каждого сотрудника и действия
- Отсутствие взаимосвязи с мотивационной системой или только наказание по результатам
Надеемся, что теперь этих ошибок вы не сделаете, а главное по этому вопросу уже понятно.
Нужно больше информации и хотите закрепить навыки на практике? Хотите понять нюансы организации контроля медицинского персонала? Нужна помощь опытного тренера? Тогда приглашаем на дистанционный курс «Организация эффективного контроля». Он предназначен специально для тех, кто руководит младшим и средним медицинским персоналом. Два видеоурока с практическими заданиями помогут разобраться в вопросах и научиться применять знания на практике.
Подать заявку на участие: +7 (495) 023-61-62.