Расчет рентабельности инвестиций (ROI) это высшая мера успеха, особенно когда речь идет об инициативах по автоматизации, которые напрямую влияют на различные области непрерывности бизнеса: от сокращения денежного цикла до уровня удовлетворенности клиентов.
Преобладает мнение, что расчет ROI в проектах RPA — сложная затея. Однако ничего стоящего не дается легко, и если вы стремитесь принимать обоснованные стратегические решения на основе цифр, вам необходимо уметь рассчитывать рентабельность инвестиций в свои проекты автоматизации.
В этой статье мы поможем вам разобраться в проблемах, связанных с этой темой, и подскажем, с чего начать автоматизацию и каких результатов от нее ожидать, выявим факторы, формирующие ROI в проектах RPA, и предоставим вам реальный пример использования расчета ROI в автоматизации.
Измерение ROI в RPA: с чего начать?
Нельзя пренебрегать суперсилой программных роботов. Однако для оценки производительности RPA необходимо иметь чёткое представление о том, с чего начать.
Это означает, что вашему предприятию необходим надежный план по автоматизации, который вписывается в общую бизнес-стратегию.
Узнать больше о том, с чего начать
Следовательно, перед внедрением вам необходимо переосмыслить свою стратегию в отношении целей, которые вы стремитесь достичь с помощью RPA.
Например, ваша бизнес-цель — улучшить качество обслуживания клиентов. Тогда ваша стратегия автоматизации должна быть сосредоточена на областях/задачах, которые служат этой цели. Чтобы достичь этого, вам также необходимо распределить роли и обязанности и установить ощутимые KPI.
Из шагов, упомянутых выше, одним из наиболее важных является определение правильных задач автоматизации.
Не секрет, что не все задачи можно автоматизировать, поскольку роботизированная автоматизация процессов — это технология, имитирующая деятельность человека и выполняющая повторяющиеся и рутинные задачи.
Прежде чем углубляться в расчёт рентабельности инвестиций, давайте разберемся, какие процессы действительно можно автоматизировать.
Вот контрольный список требований, которые позволяют внедрить RPA. Фактически, они помогут получить чёткое представление о том, стоит ли вкладываться в автоматизацию в вашем конкретном случае.
1. Задачи основанные на правилах
Являются ли процессы, которые вы собираетесь автоматизировать, чётко определёнными и основанными на правилах?
В случае, если в них много человеческих решений и исключений, их будет нелегко автоматизировать, или вам следует рассмотреть возможность их повторного моделирования.
2. Задачи трудоёмкие и рутинные
Рассчитайте количество времени, которое члены вашей команды тратят на трудоёмкие повторяющиеся задачи. Если задачи занимают более 1 часа, их следует автоматизировать. Если их меньше, их все равно можно автоматизировать, однако тогда рентабельность инвестиций не будет такой ощутимой.
3. Данные доступны для чтения
Хотя RPA — это поверхностная технология, которая работает почти во всех приложениях, базах данных и даже в рукописных текстах, обработанные данные должны быть распознаваемыми и оцифрованными. Например, работу с изображениями, которые не были распознаны с помощью инструмента распознавания текста, нельзя автоматизировать.
4. Данные структурированы
Данные могут быть автоматизированы, если они имеют структуру, т.е. есть чётко определенные категории или типы данных, по которым можно выполнять поиск. Например, некоторые данные (текст, термины, цифры), которые робот находит в заданных полях в процессе обработки данных, могут вызывать определенные действия в системе. В случае, если данные неструктурированы (например, это аудио или видео файлы) обработать с помощью RPA не получится (по крайней мере на данном этапе развития технологии).
Исключение: некоторые платформы, такие как ElectroNeek, способны выполнять автоматизацию даже для неструктурированных данных. Это относится к стандартизированным документам с переменным форматом (например, счетам-фактурам).
«Невозможно измерить ROI в RPA»: развенчание мифа
Вы, наверное, слышали это утверждение, когда задумывались об автоматизации процессов в своей компании.
Что ж, в RPA действительно нет ROI, если вы его не реализовали.
Но на самом деле существует огромное количество метрик, которые можно измерить при расчёте рентабельности инвестиций.
Начнём с малого: количественные результаты RPA
Согласно отчету PWC о цифровизации, роботизированную автоматизацию процессов можно назвать «четвертой промышленной революцией». Очевидно, это связано с тем, что результаты автоматизации настолько значимы, что в некоторых случаях она может улучшить всю операционную систему компании.
По данным многочисленных опросов и отчётов (в том числе Everest Group Report, PWC, Лондонской школы экономики), существует как минимум 5 количественных результатов автоматизации для предприятия.
- Экономия затрат
RPA обойдется компании от 3х до 10 раз дешевле, чем если бы данные задачи были переданы сторонним специалистам.
- Время
Использование программных роботов позволяет значительно сократить время обработки. В некоторых случаях — с недель до секунд.
- Точность
Роботизированная автоматизация процессов может снизить уровень эксплуатационных ошибок буквально до 0.
- Долговечность и гибкость
Роботы настраиваются и могут эффективно работать в любое время и по любому графику, даже 24/7.
- Скорость реализации
Среднее время автоматизации процесса с помощью RPA — от нескольких дней до пары недель.
Наконец, согласно упомянутым выше опросам, средняя окупаемость инвестиций для компаний, выбравших роботизированную автоматизацию процессов, составляет 300%.
Углубление: качественные показатели имеют значение
Помимо количественных результатов, таких как сокращение времени цикла или затрат, также следует учитывать несколько «мягких» преимуществ:
- Качество обслуживания и удовлетворенность клиентов
Может показаться трудным измерить этот показатель, но это не так. Один из способов — провести опрос клиентов до и после автоматизации и сравнить динамику уровня удовлетворенности клиентов.
- Снижение ошибок
Чтобы измерить эту метрику, у вас должна быть статистика количества ошибок за определенный период до автоматизации и после неё. Количество ошибок и затраты на их исправление до и после автоматизации составят разницу.
- Моральный дух сотрудников
Его можно измерить так же, как метрику удовлетворенности клиентов. Попросите своих сотрудников заполнить анкету об удовлетворенности своей рабочей нагрузкой и функциями до и после внедрения RPA.
- Деловая гибкость
RPA может стать первым шагом в добавлении гибкости вашим инициативам по цифровой трансформации, поскольку освобождает человеческий персонал и открывает дорогу для дальнейшей цифровой интеграции. Для его измерения вы можете присвоить значение каждой новой стратегической инициативе, появившейся после первоначальной успешной автоматизации.
- Устранение рисков простоя
Непрерывность рабочего процесса — один из важнейших аспектов успеха в любом бизнесе. RPA позволяет компаниям работать без простоев, устраняя 100% зависимость от человека. Эту метрику можно измерить, сравнив значение предыдущих или потенциальных последствий простоя для бизнеса без RPA со значением устранения этого риска с помощью RPA.
1-й шаг к расчету рентабельности инвестиций: ценность выигрыша во времени
Теперь, когда вы лучше понимаете различные результаты, которые автоматизация может принести вашей компании, пора перейти к основной теме или, по крайней мере, приблизиться к ней.
Одна из распространенных ошибок при расчете ROI в проектах RPA — это применение формулы, где ROI рассчитывается как разница между стоимостью процессов, выполняемых с сотрудниками, и стоимостью процессов, выполняемых программными роботами.
Откроем секрет: это не ROI.
Что тогда? Правильнее было бы назвать разницу Value of Time Gains (VTG), поскольку, помимо затрат, связанных со стоимостью времени, сэкономленного за счет автоматизации, возврат инвестиций в RPA-проекты состоит из некоторых других значимых компонентов, которые мы раскроем в более подробно далее в этой статье.
Тем не менее расчет Value of Time Gains будет первым важным шагом на пути к пониманию полной картины рентабельности инвестиций.
Поэтому ниже вы можете увидеть формулу VTG в проектах RPA.
VTG = (EC — AC) / AC x 100 %
где EC = Затраты на процессы, выполняемые сотрудниками
AC = Стоимость процессов, выполняемых роботами.
И прежде чем углубляться в расчет VTG, давайте определим, из чего на самом деле состоят EC и AC.
EC = Затраты на процессы, выполняемые сотрудниками (Затраты на сотрудников)
Для некоторых из нас расходы, связанные с сотрудниками, рассчитываются только на основе заработной платы. Но на самом деле это набор прямых и косвенных затрат.
А именно, фактические расходы на среднего сотрудника составляют:
Прямые расходы:
- Платежная ведомость
- Налог на заработную плату, социальное обеспечение и т. д.
- Оплачиваемые больничные листы
- Оплачиваемые ежегодные отпуска
Косвенные расходы:
- Аренда офиса
- Счета за коммунальные услуги
- Рабочее пространство (IT-инфраструктура, телефон, мебель и т. д.)
Прочие расходы:
- Социальные бонусы и корпоративные мероприятия
- Обучение, тимбилдинги
Как мы рассчитываем EC?
Помимо затрат на рабочую силу, перечисленных выше, нам необходимо знать ставку ЭПЗ, т.е. эквивалент полной занятости. Например, один сотрудник может лишь частично участвовать в повторяющихся задачах, тратя на это только 30% своего рабочего времени. В этом случае его участие составит 0,3 ЭПЗ.
Следовательно, формула для расчета EC будет следующей:
Затраты на персонал (прямые + косвенные расходы) x коэффициент ЭПЗ.
AC = Стоимость процессов, выполняемых роботами (Затраты на автоматизацию)
Затраты, связанные с автоматизацией (затраты на RPA), также не являются однозначными, и, более того, существуют также прямые и косвенные расходы:
Прямые расходы:
- Затраты на программное обеспечение
Сюда входят лицензионные сборы, которые составляют незначительную часть затрат на автоматизацию.
- Затраты на обслуживание
Он включает в себя все этапы внедрения, от анализа рабочего процесса до тестирования и фактического развертывания. Это может быть передано разработчику или может быть выполнено собственными силами (оплачивается один раз при реализации).
- Эксплуатационные расходы
Роботы должны быть гибкими для различных бизнес-сценариев и изменений. Это требует участия разработчиков RPA, которые будут работать над своевременной корректировкой.
Косвенные расходы:
- Виртуальное рабочее пространство
В идеале это подразумевает виртуальную машину с установленной операционной системой и определенными приложениями.
- Затраты на электроэнергию и техническое обслуживание виртуальных машин
Аналогично EC, формула расчета переменного тока выглядит следующим образом:
Затраты, связанные с RPA (прямые + косвенные расходы) x коэффициент ЭПЗ
Расчет VTG как часть ROI: пример использования
Теперь перейдем непосредственно к практическому аспекту предмета. Ниже вы можете увидеть реальный пример использования расчета VTG в проекте автоматизации из банковской отрасли.
Задача: специалист среднего банка тратит в среднем 15 минут на обработку заявки на получение кредита, т. е. на обработку документов заявителя и сбор данных из скоринговых систем. Ежедневно он повторяет это задание примерно 20 раз, затрачивая в среднем 5 часов (0,6 ЭПЗ).
Процесс автоматизации: разработчик RPA создал программного робота, который выполняет обработку кредитной заявки за 3 минуты, то есть в 5 раз быстрее, чем сотрудник (0,12 ЭПЗ).
Ниже вы можете увидеть расчет VTG на 1-й и 2-й год автоматизации процессов.
Напоминание:
Расходы на сотрудников в год = среднегодовая заработная плата специалиста по банковскому делу + налоги и выплаты по социальному страхованию + прочие расходы на оплату труда.
Затраты, связанные с автоматизацией, основаны на средних рыночных затратах на программное обеспечение, обслуживание и обслуживание для 1 пользовательского пакета. Стоимость услуг оплачивается единовременно при внедрении, следовательно, они равны 0 для 2-го года.
VTG = (EC — AC) / AC) x 100%
то есть:
На 1 год:
VTG = (70 000 x 0,6 — 35 000 x 0,12) X 100% = 900%
На 2 год
VTG = (70 000 x 0,6 — 25 000 x 0,12) X 100% = 2233%
Расчёт ROI: что нужно учитывать
Как мы упоминали ранее, окупаемость инвестиций в проекты RPA состоит из ряда важных компонентов, помимо стоимости времени, затрачиваемого на бизнес.
Среди таких компонентов можно выделить следующие:
Ценность ускорения процесса
Например, автоматическая адаптация клиентов может сократить время адаптации клиентов с 7 до 2 дней. В зависимости от размера бизнеса это может принести сотни тысяч долларов прибыли.
Значение минимального количества ошибок
Для некоторых предприятий ошибка может быть синонимом катастрофы. Автоматизация может уменьшить количество этих ошибок и сэкономить несколько миллионов долларов компаниям с более высоким уровнем риска ошибок.
Очевидно, когда речь идет об эффективности RPA, нельзя полагаться только на прямой подсчет затрат. Существует огромное количество факторов, которые нельзя игнорировать, чтобы оценить реальные показатели ROI.
Следовательно, с учетом двух вышеуказанных факторов правильная формула для расчета ROI в проектах RPA будет выглядеть следующим образом:
ROI = [(VTG * AC + выгода от ускорения процесса + выгода от меньшего количества ошибок) — AC] / AC x 100%
ROI в RPA: чем может помочь ElectroNeek
Мы рассмотрели наиболее обсуждаемые вопросы, связанные с расчетом ROI в проектах RPA.
Если вы ещё не работали с RPA-платформой, зарегистрируйтесь на версию Community и узнайте больше о том, как можно автоматизировать процессы именно в вашей компании. Это бесплатно!
