Автоматизация создания документов в Битрикс24 — одна из самых полезных функций для менеджеров отдела продаж и не только. Любые типовые документы (счета, договоры и т.д.) можно создавать за пару кликов по заранее созданному шаблону.
Но что делать, если документ по большей части типовой, однако иногда требуется вносить изменения? Недавно мы столкнулись с подобным кейсом у одного из наших клиентов. Вот шаблон документа, который используется у него в Битрикс24.
В 9 случаях из 10 шаблон полностью устраивает менеджеров и может использоваться в том виде, в котором он представлен, но встречаются и случаи, когда условия поставки и оплаты товара нужно изменить. Можно, конечно, скачивать документ на компьютер и менять все вручную, но тогда теряется смысл автоматизации. Мы решили эту задачу по-другому.
В карточку сделки мы добавили автозаполняемые поля с информацией, которую иногда нужно менять. При создании сделки туда по умолчанию подставляются стандартные данные, актуальные для 90% случаев.
Если же требуется внести изменения, менеджеру достаточно просто отредактировать информацию в этих полях в сделке. После этого документ будет формироваться с учетом всех изменений.
Вторая задача того же типа связана с изменениями в шаблоне договора. Дело в том, что клиент работает с разными контрагентами, и у каждого из них могут быть разные лица, с которыми заключается договор. Соответственно, в шаблон документа также придется вносить изменения.
Решение данной задачи такое же, как и у предыдущей, с той лишь разницей, что поля не автозаполняемые. Менеджер при заполнении реквизитов компании сам заполняет эти поля нужными значениями.
В результате в договор подставляются актуальные для каждого конкретного клиента данные.
При этом с клиентом может быть заключено несколько сделок в разные периоды с разными условиями поставки, но одними и теми же реквизитами. Это возможно благодаря тому, что автозаполняемые поля с условиями поставки мы добавили именно в карточку сделки, а поля для реквизитов находятся в карточке компании, которая заполняется один раз при добавлении компании в CRM.