Приветствуем, Читатель!
Вводная
Если в компании нет Базы Знаний, или она используется только для общих нужд. То может возникнуть необходимость самостоятельных действий. Поможем разобраться.
Ваши инструменты
Google-диск + Сводный файл
Вы можете создать общий диск, в котором будете складировать необходимые документы. А чтобы сотрудники могли легко ориентироваться, то просто создайте файл единый файл, в котором будет разбивка по категориям и ссылки.
В чем преимущества:
- Бесплатно
- Можно сделать гибкую систему разграничения прав доступа
- Легко в освоении
- Доступно с любого устройства
- Быстро для создания
Сетевой диск + Сводный файл
Если в компании имеется развитая ИТ-система, то можно попросить создать отдельную папку, которая доступна только для Вашего отдела. Далее Вы также создаете общий файл, с описанием документов, гипер-ссылки.
В чем преимущества:
- Бесплатно
- Легко в освоении
- Быстро для создания
Но есть и ряд проблем:
- Если "упадет" ИТ-инфраструктура: у Вас не будет доступа к данным
- Предоставление прав доступа происходит через ИТ-отдел, что занимает время
- Обслуживание данной папки также осуществляется сторонними специалистами
Поэтому: у Вас могут возникнуть сложности с эксплуатацией данного решения.
Конструктор сайтов
Да, не самый очевидный вариант развития событий, но: Вы можете самостоятельно создать на бесплатном тарифе простой сайт, на котором потребуется регистрация. Вот и готов маленький портал Вашего отдела.
Проблема может быть в том, что если у Вас тяжелые файлы или их совсем много, то бесплатного тарифа может просто не хватить.
Еще: такой вариант занимает очень много времени, особенно, если Вы перфекционист.
Wiki
Это - на самый крайний случай. Здесь есть определенные сложности:
- Требуется найти хостинг или место для хранения Вашего Wiki
- Необходимо изучить язык, с помощью которого Вы оформите свою Базу Знаний
- Это достаточно много времени: структура, оформление, написание, поддержка
Еще раз повторим: это самый крайний вариант, благо - до этого имеется три вполне рабочих варианта.
На что обратить внимание
- Назначение: что именно Вы хотите туда занести, какие задачи должна закрывать, доступ к какой информации действительно нужен
- Ваша ответственность: Вы должны отчетливо понимать, что работа системы зависит исключительно благодаря Вам
- Удобство использования: сотрудники должны легко приступить к использованию, быстро адаптироваться и находить информацию
Итог
Главное - желание, а инструмент всегда найдется!