Деловая переписка - очень важная составляющая коммуникации между клиентами, коллегами и часть многих бизнес-процессов. Сколько времени мы проводим за чтением переписки или подготовкой ответов?
Все зависит от функциональных обязанностей, принятых в компании норм и личности самого человека. Кому-то легко даются длинные простыни текста, а кто-то кроме пары фраз не может из себя ничего выдавать, хотя есть глубокое понимание.
Переписка – это коммуникация. Важно уважительно относиться к адресату, не занимать у него лишнее время, четко доносить информацию. Существует этикет деловой переписки и просто общепринятые нормы.
Но далеко не все их соблюдают.
Вот ТОП вещей, которых многих бесит в переписки.
1) Сокращение вместо приветствия.
Нередко приходилось видеть вот это:
- «ДД» - это добрый день
- «Здр.» - здравствуйте
- «Прив.» - привет
Хочется спросить, а сколько времени ты сэкономил, не написав эти 2-10-15 букв? На что ты потратил это драгоценное время?
2) Написание текста CAPSLOCK.
Можно выделить некоторые слова, чтобы сделать акцент. Но во всех остальных случаях это воспринимается как крик, провокация на конфликт.
Не раз замечала, что достаточно взрослые люди любят этот стиль.
Наверное, им так удобнее для комфортного чтения, они просто не задумываются об эмоциональном тоне такого письма.
3) Не использовать знаки препинания и делать много ошибок.
Одно дело – придираться к некоторым ошибкам и опискам. Мало кто может похвастаться своей идеальностью.
Но другое дело, когда адресант вообще не заботится о том, кто это будет читать.
Есть такие уникальные люди, которые пишут вообще без знаков препинаний, допускают ошибку или описку чуть ли не в каждом слове. Это, скорее, демонстрирует неуважение к собеседнику.
4) Неуместная душевность.
Например, когда #начальник пишет, сотруднику, находящемуся в отпуске, что-то из разряда:
- Привет, Алексей. Как твой отдых, как температура в море, не заболела ли дочка? Мы тут готовим презентацию, нам нужны фотки станка. Можешь срочно мне их скинуть, знаю, что они есть у тебя в телефоне. Надо прямо сейчас, жду.
Даже если начальнику искренне хочется поинтересоваться температурой в море и здоровьем ребенка сотрудника, то можно было выделить это в отдельное сообщение. А про задание написать в другом.
Просто, когда все понимают, в чем цель сообщения, то зачем включать «хорошесть». Разумнее было бы просто извиниться за беспокойство, и озвучить просьбу. Если хочешь поболтать на личные темы – уже дальше вести переписку по этим вопросам.
5) Отсутствие темы письма.
Наличие заголовка - это базовый принцип деловой переписки, но до сих пор попадается много случаев, когда человек вообще не ставит заголовок.
Может, поторопился. А, может, чувствует себя настолько значимым для конкретного адресата. Думает, что тот сразу бросится читать именно его письмо.
Сюда же можно отнести и непонятные заголовки. Например, «письмо от Иванова Г.»
6) Длинные обороты, много лишних слов.
Все что можно сократить без риска для искажения смысла – надо сокращать.
Это не только экономия времени для всех участников переписки, но это еще и снижение вероятности, что информация будет неправильно понята.
7) Создание коллективных переписок по незначительным поводам.
Нередко бывает, что человек намеренно уходит от ответственности, как бы разослав свой вопрос коллегам или партнерам.
Хотя в большинстве случаев это можно заменить конкретным вопросом конкретному человеку, определением дальнейших действий.
8) Решать за собеседника.
Одно дело, когда #руководитель отправляет задачу с указанием сроков – тут уж никуда не денешься.
Но, совсем другое дело, когда адресант отправляет малознакомым людям послания из разряда:
- Завтра в 14:00 встретимся по этому вопросу
- Пришли мне сейчас такие-то данные.
Получается, за собеседника решают, что это для него приоритет.
В данном случае лучше задавать вопросы, уточнять:
- Предлагаю завтра в 14:00 встретится по этому вопросу
- Сможешь мне сейчас прислать такие-то данные?
Друзья, а вас что раздражает в деловой переписке больше всего?