Чтобы контролировать расчеты с поставщиками настроим отчет, в котором будет определяться общая сумма задолженности
Например в виде такой таблицы Excel
Оплата заносится при помощи формулы СУММЕСЛИМН из реестра платежей, как пользоваться формулой можно посмотреть в этой статье. В отчете названия контрагентов должны быть написаны так же как и в реестре.
Курсы от Skillbox со скидкой до 65% по ссылке.
От себя лично, как автор канала про excel, я рекомендую курс "Excel + «Google Таблицы» с нуля до PRO" очень содержательный курс, замечательный лектор. Как бы хорошо вы не знали Excel, в этом курсе вы найдете много полезной информации для работы с электронными таблицами в Excel или Google. Каждый урок небольшое открытие. (Чтобы купить этот курс со скидкой нужно пройтись по этой ссылке и найти его в каталоге)
Под отчетом, в строка 15-17 осуществляется проверка оплаты по отчету с оплатой по БДДС, как сделать БДДС рассказывается в той же статье.
Чтобы занести обязательства нужно сделать реестр счетов.
Например такой таблицы Excel
Помним, что во всех реестрах и отчетах названия контрагентов одинаковые, иначе формулы не будут работать.
В столбцах А и В написана дата оплаты (по договору или исходя из возможностей и целей). Для даты оплаты нет формулы, она записывается вручную.
Строки выделенные красным шрифтов показывают тот случай, когда оплата разбивается на два платежа.
Данные из реестра счетов подтянем при помощи формулы СУММЕСЛИМН в отчет по расчетам с поставщиками. Чтобы видеть нашу задолженность, добавим в этот отчет аналитики, в виде отклонений. При помощи условного форматирования выделим наши неоплаченные долги.
Формулы к отчету
Отчет по платежам поставщикам использует информацию из нескольких реестров, что требует наличие механизма проверки. Проверку можно организовать при помощи сводных таблиц.
В приведенных примерах, сводные таблицы сформированы автоматически, я специально не меняла названия форматы и названия столбцов, так как эти таблицы носят скорее технический характер, они позволяют быстро сверять данные.
Проверка 1. Проверка обязательств по реестру счетов
Проверка 2. Проверка оплаты по реестру платежей.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке