Как часто вам приходилось сидеть на многочасовых совещаниях, целью которых было решение всех проблем на свете одновременно?
🥱 Усталые лица, духота, ощущение бессмысленности встречи, нервное напряжение и, в конечном итоге, впустую потраченное время и отсутствие какого-либо решения. Совещания не только должны, но и могут быть другими — продуктивными, быстрыми и максимально эффективными.
📈Совещания — это чудесный, незаменимый формат работы, и каждому руководителю необходимо уметь проводить такие встречи эффективно, а не просто собирать вместе множество занятых людей, отвлекая их от работы.
Чем хороши совещания
Совещания служат идеальной площадкой для разъяснения сотрудникам целей, планов и стратегии компании. В результате эффективного проведения совещания у сотрудников снижается сопротивление, что благотворно влияет на их мотивацию и производительность.
Совещания также выступают помощниками в процессе внедрения изменений в организации. Благодаря качественным совещаниям все изменения пройдут максимально экологично и безболезненно для всех сотрудников.
Встречи и планерки также являются мощным инструментом сплочения команды, формирования уважения к коллегам и руководству, а также обучения.
Принципы эффективных совещаний
✅ Соответствие задачам
Существует несколько форматов коллективных рабочих собраний и каждый из них преследует свои цели. Перед началом проведения собрания руководителю необходимо понять, какую именно цель он преследует: найти решение, поставить новые задачи, свериться о текущем состоянии процесса или обсудить важные нововведения? Важно цель озвучить на встрече с командой.
Например:
Совещание. Цель — предложить идеи, рассмотреть варианты, найти решения.
Планерка. Цель — проанализировать текущее состояние процесса, наметить новые задачи.
Пятиминутка. Цель — обозначить приоритеты, сформировать рабочий настрой.
✅ Конкретность
Перед началом совещания очень важно четко обозначить его план и подготовить все необходимые материалы. Если разослать план всем планируемым участникам совещания заранее, то у них также будет возможность подготовиться. Такой подход, основанный на конкретике, позволит, придерживаться четкой линии совещания и к тому же точно уложиться в отведенное для совещания время.
✅ Кратковременность
На любое совещание нужно отводить минимально возможное для него время. Не стоит брать про запас еще пару часов, потому как в любом случае вы затяните процесс до самого конца, чем невыносимо утомите всех собравшихся.
Идеальная длительность совещания — 30 минут, максимальная — час. Внимания любого человека хватает всего на 40 минут, после этого оно начинает рассеиваться. Если же процесс монотонный, то концентрации хватает всего на 20-30 минут, а при снижении внимания память начинает работать на порядок хуже.
Отсюда вывод — эффективность любого затянувшегося совещания сводится к нулю.
✅ Тайминг
Обязательным условием, обеспечивающим эффективность совещания, является жесткий тайминг. Начать стоит с установки времени начала и окончания совещания. Не ждите опаздывающих — так вы не нарушите установленные вами же правила жесткого тайминга с самого начала и приучите коллег не опаздывать. Важно установить дедлайн по времени и честно его соблюдать. За 10 минут до дедлайна необходимо заканчивать встречу, вне зависимости от результатов. Устанавливайте таймер для каждого выступающего, пресекайте любые разговоры не по делу.
✅ Причастность участников
На совещании должны присутствовать только те сотрудники, кого непосредственно касается тема собрания. Не отступайте от принципа оптимальности: участников должно быть меньше, а уровень их влияния на вопрос выше.
✅ Право голоса
Приходилось ли вам бывать на таких встречах, где сотрудникам дозволено говорить только тогда, когда к ним обратится руководитель? В большинстве случаев их речь сводится к односложным ответам или сухим формулировкам. Такой способ общения в рамках совещания очень сильно снижает его эффективность.
Каждый присутствующий на совещании сотрудник должен понимать, что у него есть право голоса и право на мнение, идеи, сомнения и вопросы. Более того, руководителю необходимо не только предоставить право голоса своим коллегам, но и научиться отвечать на все их вопросы в процессе совещания, не откладывая это «на потом».
✅ Закрепление результатов
Каждое совещание, а в особенности то, в процессе которого ставились задачи, должно иметь письменный итог. В процессе совещания можно вести протокол, который должен быть разослан всем его участникам по завершению встречи. Также важно узнать о том, как обстоят дела с задачами, поставленными на прошлом совещании.
Следуя этим принципам, вы сможете сделать совещаний более эффективными, а также кардинально измените стереотипно-негативное отношение ваших коллег к подобным встречам.
А как вы проводите встречи с командой? Как вовлекаете сотрудников в обсуждение? Делитесь в комментариях 👇