Ежедневно мы создаем десятки, сотни, возможно тысячи электронных документов: переписка с коллегами и создание внутренней документации, составление договоров с контрагентами, направление документов в госорганы. Три самых насущных вопроса в электронном документообороте:
- как придать электронному документу юридическую силу.
- как оставить документ в электронном формате на всем его жизненном цикле.
- как хранить электронные документы.
Юридическую силу документу придает использование квалифицированной электронной подписи (далее КЭП). У большинства компаний КЭП уже есть - с её помощью подписываются документы, для отправки в налоговую. Считайте, что вопрос юридической силы - решен.
Вопросы о жизненном цикле электронного документа и надежном хранении - шире, постараемся в этом разобраться:
Как отправить электронный документ на подпись контрагенту и получить подписанным с его стороны? Причем подписание документа как для вас, так и для контрагента будет простым и понятным, а вам не придется думать какой оператор у контрагента.
После получения подписанного КЭП документа, возникает вопрос безопасности хранения документов - ищем надежное хранилище данных, ведь стационарный компьютер не вечный, а юридически значимые документы имеют установленные законом сроки хранения.
Решение этих проблем реализовано в нашем приложении для Битрикс24 - КликДок. Оно позволяет отправить электронный документ подписанный КЭП напрямую из Вашей crm-системы Битрикс24 контрагенту, что избавит от дополнительных программ и окон.
Контрагент получит документ на электронную почту, а после подписания КЭП, вы получите подписанный документ обратно. Чтобы быть уверенным в сохранности документа - хранить его сможете на диске в Битрикс24.
Бесплатная версия на 10 подписей поможет Вам попробовать приложение в деле и оценить преимущества электронного документооборота. https://click-doc.ru/ Присоединяйтесь!