Вы когда-нибудь выходили с совещания с полным непониманием того, зачем оно проводилось? К сожалению, подобное встречается во многих компаниях. Причем совершенно не имеет значения, молодой это бизнес или крупная международная корпорация. Везде могут быть проблемы с донесением целей и задач до сотрудников.
На самом деле, совещания могут быть очень действенным инструментом коммуникации между начальством и подчиненными. Главное — правильно организовать этот процесс и откинуть все лишнее.
Как правильно организовать и провести совещание
1. Верно выбранные формат
Формат совещания всегда должен соответствовать цели. Если вы хотите решить конкретную задачу, приступайте к ней сразу, не отвлекаясь на другие мелочи.
2. Осведомленность всех участников
Все участники совещания должны заранее знать, что стоит на повестке. Только в этом случае они смогут нормально к нему подготовиться и собрать нужные факты, статистику и аргументы.
3. Краткость
Эффективное совещание — это короткое совещание. Не стоит растягивать его на несколько часов. Избегайте длинных дискуссий и старайтесь направлять обсуждение в нужное вам русло.
Читайте на медиапортале Русской Школы Управления: 10 качеств настоящего лидера
4. Ограничение по времени
Жесткий тайминг — это лучший способ максимально эффективно использовать время, отведенное на совещание. Заранее сообщите коллегам, сколько времени отводится каждому из них и следите за соблюдением этого графика.
5. Причастность
В совещании должны участвовать только причастные к повестке сотрудники. Не стоит собирать на совещание весь отдел, если по сути реализацией задачи, которая стоит на повестке, занимаются всего несколько человек.
6. Право голоса
У каждого участника совещания должно быть право голоса. На совещании нет смысла просто сидеть и слушать, каждый должен участвовать в обсуждении.
7. Подведение итогов
В конце совещания должны быть подведены (а лучше — записаны) все итоги обсуждения. Кроме того, полезно убедиться в том, что все участники совещания поняли задачи, которые перед ними поставлены по итогам.
8. Регулярность
Совещания должны быть плановыми и регулярными. Сотрудники должны привыкнуть к режиму регулярных отчетов, обсуждений и получения обратной связи от начальства. Это дисциплинирует и помогает повысить эффективность работы.
Хотите прокачать управленческие навыки? Регистрируйтесь на курс Русской Школы Управления «Подготовка и проведение эффективного совещания»!