Руководство неорганизованным сотрудником может свести с ума любого. Как помочь несобранному человеку наладить более систематическую работу? Как сделать так, чтобы он помнил о встречах, записях в календарях и письмах в электронной почте? Возможно ли в принципе помочь сотруднику справиться с природной склонностью к беспорядку?
Проанализируйте масштаб проблемы
Во-первых, четко определите «причину и следствие» неорганизованности вашего подчиненного. Начните с того, в чем эта неорганизованность выражается. Затем подумайте о том, как поведение этого сотрудника мешает работе команды. Спросите себя: «Приводит ли подход к работе этого человека к отрицательным последствиям или он просто отличается по стилю?» Если ваш подчиненный неорганизованный, но в целом надежный человек, возможно, не стоит вмешиваться.
Проявите эмпатию
Подумайте о причине, лежащей в основе этого поведения. Всегда ли ваш сотрудник был таким неорганизованным? Или это новое для него поведение? Проявите чуткость и понимание. Возможно, ваш подчиненный страдает СДВГ (синдром дефицита внимания и гиперактивности) или столкнулся с другими проблемами, еще больше мешающими ему быть организованным. Сочувствие поможет вам отнестись к сотруднику без осуждения и обвинений.
Поговорите с сотрудником
Если поведение сотрудника наносит ущерб продуктивности всей команды, нужно поговорить с ним. Помогите своему подчиненному понять последствия его неорганизованности. Обсудите с ним, как исправить ситуацию. Скажите, например, что предпочитаете, чтобы работа делалась заранее, если ваш подчиненный откладывает ее до последнего момента. Помните, что вы руководитель и можете «требовать исполнения некоторых вещей».
Поделитесь лучшими практиками работы
Вы можете помочь подчиненному личным примером. Расскажите, как вы систематизируете свою работу, и объясните, как следить за всем необходимым. Покажите ему, например, свой список задач по проекту. Можно сделать обмен лучшими практиками командной задачей, но не перестарайтесь. Делиться опытом — хорошо, но люди не должны быть обязанными пользоваться этими советами. Все устроены по-разному, поэтому необходимо проявлять гибкость.
Обсудите карьерные перспективы
Если вы поможете понять сотруднику, что изменение его поведения пойдет на пользу его карьере, он захочет внести их. Также можно объяснить, как неорганизованность влияет на то, как его воспринимают другие люди. Попросите человека подумать о том, как его воспринимают другие. Даже если сотруднику удается сделать работу, действуя бессистемно, его коллеги могут не оценить царящий в его работе хаос.
Разбивайте задания на части
Одна из типичных характеристик неорганизованных работников — неспособность правильно распределять время между конкретными задачами. Они не знают, как расставить приоритеты, потому что даже не знают, с чего начать. Если это случай вашего сотрудника, научите его разбивать задания на более мелкие части. В начале проекта можно сесть вместе с подчиненным и изобразить на доске этапы управления проектом, цели и результаты.
Будьте терпеливы
И, наконец, поймите: быстро эту проблему не решить. Не срывайтесь на неорганизованном сотруднике, особенно, если он старается справиться со своей неорганизованностью. Лучше признайте его усилия и хвалите за достижения.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Ребекки Найт в HBR Россия «Как руководить совершенно неорганизованными людьми». Другие материалы об управлении персоналом вы всегда можете найти в разделе «Менеджмент» на сайте hbr-russia.ru.