Регламент бизнес-процесса – внутренний документ организации, подробно описывающий последовательность выполнения всех бизнес-операций, их хронологию и очередность, результаты отдельных блоков и особенности взаимодействия исполнителей операций. Часть регламента отвечает на вопрос “как?” и содержит методические рекомендации.
Не следует путать регламент с инструкцией, которая в большинстве случаев касается исключительно конкретного исполнителя.
Особенности регламентов
Наличие подобного документа позволяет решать ряд важных задач:
- гарантировать рациональные затраты в рамках использования бюджета организации;
- свести к минимуму возможные неточности или ошибки во внутренних процессах компании;
- обеспечить максимальную прозрачность управления благодаря исключению дублирования функций и четкому прописыванию обязанностей каждого сотрудника;
- контролировать выполнение задач сотрудниками;
- проводить аналитику для отслеживания возникающих проблем и формировать базу для их устранения;
- проводить внутренний аудит.
Если процессы не регламентированы, то все принципы работы зависят только от того, как их принимают и воспринимают работники. Это лишает четкого понимания сложившихся правил и возможности быть в курсе действий сотрудников. Возрастает значимость человеческого фактора. Кроме того, очень сложно внести изменения в то, что никоим образом не зафиксировано. Как найти недостатки в том, чего нет? Если внести изменения “по наитию”, то это не даст объективной оценки предпринятых действий и понимания, к каким результатам они привели.
Основной ошибкой регламентации можно назвать её поверхностность, когда используемые принципы облекаются в текстовую или графическую форму без анализа и изучения. Кроме того, среди распространенных неточностей выделяются следующие:
- отсутствие выстроенной четкой системы целей и задач;
- смешивание бизнес-процессов разных уровней между собой;
- размытое определение “входа” и “выхода”;
- быстрая и поспешная регламентация;
- внесение субъективных суждений в текст документа.
Чтобы избежать таких проблем, эксперты советуют начинать регламентацию с определений основных целей и задач, а также обсуждения итогового документа со всеми участниками процесса.
Принципы регламентации процессов
Существует несколько важных принципов регламентации процессов, среди которых:
- регламент должен быть логичным, четким, емким и как можно более коротким и понятным. Чем суше и структурированнее будет ваш регламент, тем быстрее он будет принят и согласован;
- регламент не должен быть перегруженным, тем самым усложняя работы организации;
- детализация должна зависеть от уровня компетенций и квалификации персонала.
Регламентация
Перед началом важно обособить бизнес-процесс от других, чтобы избежать пересечений, например, полномочий разных специалистов. Чтобы всё было выполнено корректно, требуется для каждого из процессов определить спектр обязательных параметров:
- владелец бизнес-процесса и его исполнители, их полномочия;
- используемые ресурсы: человеческие, информационные, технические и т.д.;
- отчетность;
- входы и выходы процесса;
- технология преобразования входа в выход.
Кроме того, необходимо обратить внимание на:
- систему контроля с показателями;
- систему модерации изменений.
Нередкая ситуация, когда у собственника бизнеса интересы связаны со стратегическим развитием собственного дела, а у, например, исполнительного директора – акцент на другие вещи. Поэтому необходимо заранее продумать, как будет проводиться сбор информации и статистических данных.