Аврал, "пожар", запара, дедлайн, цейтнот, "пипец" и так далее и тому подобное.
Для большинства из нас это привычный и даже постоянный режим работы.
В этом посте я расскажу два самых частых пути в сектор пожара - сектор, где собрались важные и срочные дела. И о том, как этого сектора избежать.
Как мы попадаем в сектор пожара:
1. Нас туда загнали
2. Мы сами себя туда загнали
1. Как нас заставляют работать пожарными и что с этим делать
Срочные и важные задачи - это проблемы других людей, которые они пытаются переложить на нас: руководитель вспомнил о нерешённой задаче, которую вовремя не поставил, супруга решила съездить в магазин и просит её забрать, подчинённый столкнулся с трудностями и просит о помощи. И отказать нельзя, и планы уже другие.
Мы впихиваем эту задачу в своё расписание и выдавливаем что-то другое, которое завтра тоже станет срочным и важным и так начинает расти снежный ком.
Что делать?
- Станьте плохим пожарным. Это самый сложный для реализации совет, потому что самый рисковый. Кто везёт, на том и едут. Но если разок-другой уроните наездника, он найдёт другую лошадь. Один мой знакомый, очень хорошо выполнял свою работу, но если его пытались нагрузить чужой, то выполнял её спустя рукава и затягивая время.
- Мотивированный отказ. "Я не могу, потому что..." Я не могу выполнить эту работу, потому что директор поставил мне другую задачу. Я не могу тебя забрать из магазина, потому что попаду в пробку и потеряю два часа времени, закажи такси - я оплачу. Сейчас я не могу тебе помочь с твоей задачей, потому что мне нужно доделать отчёт, подготовь два варианта и завтра я их просмотрю.
- Один зашёл - один вышел. Если вы не готовы противостоять напору коллег и близких, то наступайте на горло своим целям и задачам. Одна задача пришла, тогда одну задачу выкидывайте из плана на день. Не можете? Тогда возвращайтесь к первым двум пунктам.
2. Как мы себя загоняем в сектор пожара и как этого избежать
Единственная причина, по которой у нас появляются срочные и важные задачи (не считая реальных пожаров) - это вовремя невыполненные не срочные и важные. Вовремя не провели инструктаж, узнали о проверке, срочность выросла. Вовремя не поменяли резину на зимнюю, после того как выпал снег срочность выросла.
Что делать?
Как бы банально это не звучало, грамотно планировать и вовремя выполнять важные, но не срочные задачи.
Работать в режиме цейтнота интересно и продуктивно, но цена ошибки вырастает, а отсутствие отдыха и напряжение могут негативно повлиять и на результат и на здоровье. Как планировать день можете почитать здесь.
Как понять кто зажигает пожары?
Для того чтобы понять, каких задач у вас больше срочных или важных, откуда они появляются и от каких стоит избавится проведите хронометраж. Вы сможете анализировать и принимать решения отталкиваясь от фактов, а не от умозрительных заключений.