1. Имейте ясную картину происходящего
Прежде чем начинать строить планы, сперва нужно понять, на каком этапе вы находитесь сейчас. Проанализируйте свою работу с самого начала до настоящего момента.
Это даст реальное представление о том, что вам уже удалось улучшить, что и так получается по-настоящему хорошо и что ещё вы хотите изменить. Для этого необходимо сделать следующее.
Конкретизируйте свои желания
Чётко определите цель, связанную с улучшением производительности. До конца ли вы понимаете, что и почему делаете и каким должен быть идеальный результат?
Как только вы ответите себе на эти вопросы, то поймёте, какие конкретные улучшения вам нужны. Когда вы ясно видите перед собой результат и мотивированы на его достижение, вы работаете эффективнее.
Задумывайтесь, каких изменений вы ждёте
Важно понимать, как конкретные улучшения повлияют на ваш бизнес и личную жизнь, — это вдохновляет. Иначе вы примете изменения лишь на короткий период, после чего вернётесь к своим старым привычкам.
Чтобы этого не произошло, честно ответьте себе на следующие вопросы.
- Станете ли вы счастливее?
- Хотите ли вы меньше работать и больше времени проводить с семьёй? Если так, чем вы будете заниматься?
- Важно ли для вас создать эффективную команду? Чего вы могли бы с ней достичь?
- Вы сосредоточены на карьерном росте?
- Хотите ли вы больше путешествовать?
- Хотите чувствовать себя свободнее?
- Планируете ли вы получать больше денег?
2. Делегируйте задачи
Согласно принципу Парето, 80% результата достигается благодаря лишь 20% действий. Однако мы часто бываем так заняты рутиной, что никак не возьмёмся за самые важные дела, которые и составляют эти 20%. А они как раз и определяют нашу продуктивность.
Выделите самые важные ваши задачи — и личные, и профессиональные. От выполнения остальных откажитесь.
Если у вас много дел, с которыми вы не очень хорошо справляетесь или даже не желаете справляться, поручите их кому-то другому. Так будет гораздо эффективнее. Если у вас не получается закончить проект, не доводите себя до истощения, пытаясь сделать всё самостоятельно, — просто попросите о помощи.
Вместо того чтобы тратить время и энергию зря, определите, кто и в какой ситуации будет вам полезен. Делегируйте или отдавайте на аутсорсинг три крупные задачи каждые три месяца. Так вам удастся освободить время и повысить свою производительность.
3. Организовывайте работу
Создавайте своё видение продуктивного дня
Вы можете выбрать свою стратегию: просто реагировать на задачи по мере их поступления или же распланировать свой день от и до. Но последовательно зачёркивать пункты в списке дел — это не об эффективности. Вы должны иметь чёткое намерение провести день продуктивно и заранее настроиться на это.
Так что, вместо того чтобы заниматься тем, что «нужно», остановитесь и решите, чего вы действительно хотите. Ваши действия должны быть целенаправленными.
Ставьте три задачи на день
Многие ведут ежедневник или регулярно составляют список дел. Однако большинство всё же сталкивается со следующей проблемой. To-do-лист — просто перечень задач, которые люди планируют сделать или считают, что их нужно сделать. При этом нет ясности, над какими из них стоит работать в первую очередь и почему.
Чтобы повысить производительность, вы должны чётко расставлять приоритеты. Выбирайте и выполняйте только три ключевых дела в день, причём самому важному уделяйте время в первую очередь.
Работайте над одной задачей за раз
Кто бы что ни говорил, эффективно трудиться над несколькими вещами сразу невозможно. Переключение с одного дела на другое требует энергии и снижает продуктивность. А то, что вы так и не успели закончить, может стать причиной стресса и вызвать чувство вины.
Поэтому из трёх основных задач на день поочерёдно фокусируйтесь только на одной.
Работайте спринтами
Чтобы оставаться продуктивным и не терять концентрацию, работайте короткими отрезками времени.
Оцените, сколько приблизительно займёт выполнение задачи. Например, если на неё нужно 4 часа, можно использовать метод 60–60–30. Вы работаете час, затем отдыхаете пару минут. Далее ещё час, а после берёте большой 30-минутный перерыв. И повторяете до тех пор, пока полностью не справитесь с задачей.
Не забывайте о перерывах
Чтобы приведённая выше схема работала, пренебрегать отдыхом нельзя.
Используйте специальные приложения или просто установите таймер. Обычные часы лучше, тем телефон: так вас ничто не будет отвлекать.
Во время перерывов выходите погулять, устраивайте здоровые перекусы или занимайтесь чем-то, что придаёт вам сил. Если чувствуете, что совсем вымотались и не можете собраться, постарайтесь немного вздремнуть.
Скоро вы заметите, что ваша концентрация и производительность начинают расти, а сами вы становитесь активнее.