Зачем? Хочется сразу иметь правильный, полноценный обмен данными без «головной боли» и дополнительных правок при интеграции между CRM Битрикс24.CRM и 1С.
Почему?
- В 1С все названия компании формируются по строго утвержденному шаблону и правилам.
- В органах государственной регистрации другой формат, который отличается от формата 1С.
- В Битрикс24.CRM написание названия не регламентируется и зависят от фантазии заказчика, администратора и разработчика портала.
- После появления возможностей интеграции не хочется делать двойную скучную работу.
- Не нужно чтобы Бухгалтерия вносила ручные правки в каждую новую компанию.
Разберем пример на рабочем портале:
- Страница CRM, вкладка компании.
- Часть компаний уже записана по формату 1С (название + орг. форма).
- Проведем изменения в карточке с «неправильным» форматом названия.
- После обновления, отрабатывает бизнес-процесс и название компании обновляется до формата 1С.
- Продолжим эксперимент для другой компании и видим, что обновление формата при изменении данных не произошло.
Почему?
- В настоящее время в этом портале Битрикс24.CRM нет «очищенных» данных именно об этой компании.
- Очищенные данные это запись названия компании в дополнительном поле без кавычек и организационно правовой формы.
- Специальный бизнес процесс, обновляет название компании по формату 1С берет стартовую информацию именно из поля «очищенное название».
Как быть?
- Воспользуемся вкладкой бесплатной программы «автореквизиты» и обновим данные о «упрямой» компании в Битрикс24.CRM.
- После обновления экрана происходит обновление названия до «правильного» формата.
- Важно, в поле реквизиты название компании сохраняет версию, совпадающую с названием, под которым компания зарегистрирована в налоговом органе.
Что хочется дополнительно?
- Чтобы в Битрикс24.CRM в списках была возможность сортировки по полю название.
- После внесения обновлений в написание названий, такая возможность теперь существует, ведь мы избавились описания формы собственности, и штатная сортировка отлично справляется, сортируя названия по первым буквам названия.
Какие еще дополнительные возможности появились?
- При автоматическом создании рабочих папок на облачном общем диске портала в названии которых имеется поле название компании они теперь не просто «рассыпаны» на диске, а красиво и удобно располагаются в алфавитном порядке повышая комфортность и удобства работы с большим количеством папок.
- На практике часто в таких папках хранятся типовые комплекты документы по годам и формам собственности. В этих папках хранятся проекты, счета, договора, отчеты. Часто используется модуль автоматической загрузка и обновлений рабочих версий документов…
ВАЖНО и ПРИЯТНО:
При приведении к единому формату написания названий и отказа от кавычек, которые системой распознаются, как служебные знаки после автоматического создания названия папок вдруг сразу начинает работать штатный инструмент быстрого поиска по нескольким символам. Дело в том, что кавычки по умолчанию системой превращались в нижнее подчеркивание и это отключал, блокировало нормальную возможность поиска.
Вдвойне приятно:
После приведения к единому стандарту «правильно» и корректно заработала поисковая строка «глобального» поиска и удобно работает сортировка от а до я.
Что нужно для реализации такого функционала?
- Бизнес-процессы и, следовательно, тарифы «Команда», «Компания» или любая коробочная версия Битрикс24.CRM.
- Бесплатное приложение «Автореквизиты» INN.FIX4.ORG. При установке приложение создает технические поля, которые необходимы для реализации проекта.
Где зарыта собака?
- В официальной переписке с клиентами, партнерами и компетентными органами используются шаблоны. В шаблоны необходимо подставлять официальные и правильные названия компаний согласно правилам русского языка и переписки.
- По факту у нас теперь используются не одно, а несколько полей на все случаю жизни, где хранятся названия компании в разных форматах. Ранее часть этих полей была просто не доступна для работы с шаблонами.
- Теперь эта проблема решена и поэтому важно не перепутать, знать «где лежат» и вставлять в шаблоны нужные подходящие к документу поля.
- Не приятно, но придется переделать или доработать уже существующие шаблоны Договоров, писем, счетов, актов и заменить в них ссылки на некоторые поля.
Что будет в следующем видеоролике?
- На практических примерах мы рассмотрим, как быстро внести необходимые правки в шаблоны документов.
- Как создавать с помощью бизнес-процессов папки на общем диске.
- Как настроить обновление данных между облачным диском и локальным компьютером.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»