Признайтесь, Вам наверняка надоела эта бумажная волокита? Чтобы согласовать один вопрос или получить нужную информацию. Нужно заполнить не один десяток заявок и согласований.
Перевести все документы в цифровой формат не означает решить вопрос, да бумаги вы станете тратить меньше, но нагрузка перейдет в цифровой формат.
Так как решить этот вопрос? Тут на помощь приходит автоматизация документооборота. Можно воспользоваться системой по типу 1C либо же CRM системой. Но прежде чем купить и запустить данные системы нужно сделать две вещи.
Первое: собрать рабочую группу и устроить мозговой штурм.
Основной и главной задачей этой группы будет проработка имеющихся в компании документов, чтобы вместо отдельных документов создать общий внутренний, в котором будет учтена информация, необходимая для работы части подразделений вместе. Тем самым, вместо того чтобы направлять одну и туже информацию в несколько разных подразделений для согласования, вы отправляете в одно и там по цепочке получаете согласование.
Понятно, что данное решение не избавит вас полностью от бумажной документации, часть документации останется на бумажном носителе в силу требований законодательства РФ.
Но и это еще не полное решение вопроса. Второе: не нужно забывать, что прежде, чем внедрить какие-то изменения и нововведения, вы должны ознакомить с ними ваших сотрудников, провести инструктажи и так далее. (Тема нововведение – это уже в другой статье).