Все когда-нибудь испытывали стресс от нехватки времени и забивали на отдых и личные дела ради работы. Чтобы такого не происходило, нужно понять основные принципы тайм-менеджмента и научиться правильно распоряжаться своим временем.
Про тайм-менеджмент
Time management буквально переводится как «управление временем». Ясное дело, что ты не Флэш и не Доктор Манхэттен — по-настоящему управлять временем ты вряд ли сможешь (хотя, признайся, хотелось бы). Но вот максимально эффективно им распоряжаться — вполне.
Основные принципы тайм-менеджмента формируются на основе четырёх составляющих:
- хронометраж и контроль времени,
- оптимизация временных затрат,
- планирование дня/недели/месяца,
- создание мотивации.
Дальше я сформулирую и разберу каждый принцип, иллюстрируя всё примерами из своего опыта.
Принцип 1. Планируй заранее
Планировать — круто. Когда у тебя есть детальный план, не нужно держать всё в голове, а значит можно добиться высокой эффективности.
Как всё это работает:
- план состоит из последовательности действий;
- каждое действие приносит определённый результат;
- результаты помогают продвинуться в достижении цели.
В зависимости от глубины планирования, есть три вида целей:
- тактические (от 1 дня до 3 месяцев),
- стратегические (от 3 месяцев до года),
- общий вектор (на несколько лет).
Общий вектор диктует стратегические цели, которые, в свою очередь, определяют тактику на короткие периоды времени: день, неделю или месяц. Взявшись за проработку плана, начни с глобальных целей и двигайся к небольшим, постоянно задавая себе вопрос: «А что мне для этого нужно?»
Пример
Я хочу поднять свой уровень английского, накопить на первичный ипотечных взнос и заняться фронтенд-разработкой. Это мои векторы на ближайшие годы. Да, именно векторы, потому что работать в каком-то одном направлении не так продуктивно — жизнь очень ограничена.
Чтобы прокачать английский и навыки фронтендера, мне нужно пройти курсы и больше практиковаться. Чтобы накопить на первичный взнос, мне нужно откладывать около 30 000 в месяц, а значит больше зарабатывать. Это мои стратегические цели на год.
Курсы английского и фронтент-разработки мне дадут много тактических целей: от изучения какого-то правила английской грамматики до освоения принципов программирования на JS. Чтобы зарабатывать больше, мне нужно найти дополнительную работу или попросить прибавку — в любом случае, может потребоваться обрасти какими-то дополнительными компетенциями.
С этим уже можно работать.
При составлении плана на день оставляй 40% времени свободным. То есть 60% времени выделяй на плановые работы, 20% — на непредвиденные, 20% — на спонтанно возникающие. Запиши всё в блокнот, листочек или в заметки на телефоне.
Постоянно фиксируй как и на что тратишь время. Потом сможешь составлять планы, опираясь на реальные данные. Всё фиксировать помогут различные приложения для тайм-трекинга.
Не планируй больше 10 задач на день, берите ровно столько, сколько реально сможешь успеть. Дроби большие задачи на мелкие.
Принцип 2. Целься в конкретный результат
Итак, результаты твоих действий ведут к достижению целей. А значит нужно планировать каждый рабочий день так, чтобы там не было задач (а значит и результатов), которые не согласуются с твоими целями.
Для проверки можно использовать систему SMART. Все твои действия должны:
- быть конкретными (Specific),
- измеримыми (Measurable),
- иметь исполнителя (Assignable),
- быть выполнимыми (Realistic),
- иметь конкретные сроки реализации (Timebound).
Основной критерий полезности задачи — её конкретика. Понимаешь ли ты, какие конкретно действия и в какой последовательности приведут к достижению результата? Результат должен быть измеримым — так будет проще распределить бюджет времени.
Пример
«Проверить почту» — это не конкретная и не измеримая задача.
«Составить 5 писем-ответов для клиентов и отправить по почте» — конкретная и измеримая.
Главный общий критерий продуктивности — всегда двигаться к выполнению цели через выполнение задач разной степени сложности.
Принцип 3. Расставляй приоритеты
Когда общий план действий готов, нужно решить, какие действия выполнять первыми. Расставить приоритеты можно множеством способов. Я использую два: принцип ABC и матрицу Эйзенхауэра.
Принцип ABC
Оцени каждую цель и задачу с точки зрения возврата твоих инвестиций: времени, сил, финансов. Получишь три группы задач:
Самые важные дела — это 15% от общего количества задач. Вклад таких задач в достижение цели — около 65%, поэтому ими лучше заняться самому и сразу.
Важные задачи — 20% от общего количества. Их значимость для достижения цели — около 20%. С этими задачами нужно решить: делегировать их или нет — всё зависит от важности конечной цели и компетенций коллег.
Важно!
Не допускай «перетекания» задач из одной категории в другую. Это признак того, что ты просто не успеваешь их выполнять или неправильно расставляешь приоритеты.
Оперативные задачи составляют 65% от общего количества. При этом их значимость — всего 15%. Такие задачи желательно сразу делегировать.
Матрица Эйзенхауэра
Подходит для экспресс-анализа и быстрого принятия решений по приоритезации.
Принцип 4. Сфокусируйся на главном, остальное — делегируй
Если с точки зрения денежных и временных затрат задачу лучше кому-то передать, нужно обязательно это сделать. Проще говоря, чем «дороже» твоё время, тем меньше второстепенных задач должно быть в твоём расписании.
Пример
Составить сводную таблицу предложений потенциальных подрядчиков можно самому, но лучше поручить это кому-то из подчинённых. С точки зрения результата, это не самая важная задача.
Определи часы, когда тебе легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую ресурсоёмкую работу именно на это время. Менее важные задачи выполняй в оставшуюся часть дня. Ответить на письма можно и вечером.
Научись говорить «нет» — отвлекающим факторам, любым делам и людям, которые тратят твоё время впустую.
Принцип 5. Визуализируй планы и задачи
Визуализировать информации помогает всё упорядочить в голове. В том числе планы и задачи. Сделать это можно множеством способов: от интеллект-карты до диаграммы Ганта.
Пример
Для ремонта в квартире, мне нужно: подготовить проект, купить необходимые материалы, сделать ремонт в комнате, сделать ремонт на кухне, организовать вечеринку в честь новоселья. Всё это можно очень наглядно представить в виде в диаграммы Ганта.
Так сразу видно, какие процессы идут последовательно, а какие можно запустить параллельно или делегировать, чтобы точнее спланировать финансовый и временной бюджет.
Принцип 6. Анализируй, оптимизируй и отдыхай
Заведи привычку оглядываться назад и анализировать эффективность управления личным временем. Особое внимание удели ситуациям, где всё пошло не так: ты потратил слишком много ресурсов, неверно определил приоритет и т. п.
Придумай, как решать такие ситуации в будущем. Если чувствуешь, что теряешь контроль — возьми небольшой перерыв и вновь сконцентрируйся на собственных действиях. Придумывай свои правила и принципы тайм-менеджмента, учитывая особенности своей личности и рабочего процесса.
Не забывай отдыхать. Включи периоды отдыха в план на день и неделю. Оставаться эффективным можно только на пике активности, поэтому, если ты не отдыхаешь, не жди от себя выдающихся результатов.
———
Короче, эффективное управление временем поможет освободить огромное количество ресурсов для полноценной рабочей и личной жизни. Используй принципы тайм-менеджмента, о которых я рассказал выше, и скоро одной причиной для стресса будет меньше. Жить и работать нужно в кайф.
Рассказал: Александр Машков
Источник: https://weeek.net/ru/blog/printsipy-taim-menedzhmenta-v-rabote