Системы класса BPM очень часто ассоциируют только с самыми привычными процессами: согласованием договоров и приказов со служебными записками.
Система «1С:Документооборот» не является исключением. При проведении аудитов у Заказчиков, связанных с ИТ-ландшафтом, мы часто сталкиваемся с заявлением, что система «1С:Документооборот» внедрена и используется. В некоторых случаях даже настроена бесшовная интеграция с учетной системой.
Мы уже рассказывали в предыдущих статья о неочевидных вариантах использования данной системы: персональные поручения, исполнительская дисциплина, ведение личных задач и т.п.
Функционал «1С:Документооборот» действительно очень широк. Однако, в абсолютном большинстве случаев, типовой проект внедрения состоит из следующих блоков:
- Договорной документооборот;
- Организационно-распорядительский документооборот;
- Входящие и исходящие документы.
Кроме того, сами процессы зачастую очень просты, например, только согласование договора или только регистрация входящего документа. Однако, разумеется, даже они не являются изолированными. После согласования договора всегда идет процесс подписания, а входящий документ после резолюции идет на исполнение. И это самые простые примеры бизнес-процессов.
Но функционал систем класса BPM значительно шире, и самое главное, это то, что с его помощью можно настраивать и вести совершенно любые бизнес-процессы, например, заявки на командировку: с момента инициации, через согласование, расчет командировочных, резервирования оборудования, до отражении данных операций уже в учетных финансовых системах.
Помимо заявок на командировку можно вести бюджетные компании, согласование пропусков и т.п. Этот список можно продолжать очень долго. Но что самое главное, можно из этих «деталей» собирать и сквозные бизнес-процессы.
Например, бизнес-процесс может начинаться с заявки на подготовку коммерческого предложения на продукцию, через ее производство и заканчиваться отгрузкой. Преимущества такого подхода очевидны – это прежде всего, прослеживаемость заказа: руководитель всегда знает на какой стадии каждый из заказов находится, кроме того, можно оценивать и отклонения от плановых дат выполнения тех или иных этапов.
Разумеется, без регламентации процессов здесь не обойтись. Но это не должно пугать, поскольку даже если процессы не описаны ранее, определенно есть сотрудники, которые являются их держателями и в ходе интревьюирования которых можно зафиксировать последовательность действий, которую выполняет сотрудник. Да и сама работа по интервьюированию и отрисовке схем по всем канонам выполняется специалистами исполнителя.
Стоит сказать пару слов и об интеграции: очень важно при использовании сквозных процессов корректно настроить интеграцию, для того, чтобы исключить двойной ввод данных в разные системы. Если вы используете систему «1С:Документооборот» совместно с учетными системами на базе платформы «1С:Предприятие 8», то у вас есть возможность использовать так называемую бесшовную интеграцию – т.е. возможность работать с системой прямо из окна другой системы.
Приглашаем вас на бесплатный аудит системы «1С:Документооборот», где наши специалисты расскажут в чем именно еще данная система будет полезна именно для вашей компании.