(Обновлено 11.07.2022)
Вопрос из личной консультации:
«Добрый день! Я недавно исполняю обязанности специалиста по кадрам, и вот директор сказал, что его не устраивает, как один из работников совмещает обязанности. Нужно всё отменить. Знаю, что сначала нужно предупредить работника, чтобы это не стало для него неожиданностью. Как правильно всё сделать?»
Отвечает Татьяна Самородских:
Да, вы правы, прежде, чем отменить поручение о выполнении дополнительный работы, разновидностью которой является совмещение должностей или профессий, работодатель обязан предупредить работника в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня (часть четвёртая ст. 60.2 ТК РФ).
Но сначала я бы посоветовала вам удостовериться, что речь идёт именно о совмещении. Очень часто специалисты по кадрам путают совмещение и совместительство. Чем отличаются эти формы организации труда, вы можете посмотреть в видео «Совместительство и совмещение - найди 14 отличий».
Для предупреждения работника о предстоящих событиях используется такой кадровый документ как уведомление. Как правило, уведомления нумеруют, а значит, у вас должен вестись журнал регистрации уведомлений. В зависимости от объёма кадрового документооборота в вашей организации, вы можете разделить уведомления по темам:
- уведомления о сокращении,
- уведомления об изменении условий трудового договора;
- уведомления об отмене выполнения дополнительной работы;
- уведомления о начале ежегодного оплачиваемого отпуска
и так далее.
В этом случае придётся к номеру добавлять буквенный или цифровой индекс, чтобы обозначить тематику уведомлений и регистрировать их в разных журналах.
Если же объём уведомлений невелик, можете обойтись одним журналом.
Например, вы можете включить в такой журнал следующие графы:
Уведомления оформляются в двух экземплярах — по одному для работника и работодателя. Работодателю важно иметь доказательства, что работник уведомление получил, и срок предупреждения соблюден. Для этого на документе оформляют следующий реквизит:
Примерное содержание уведомления об отмене совмещения:
Вручив экземпляр работнику и получив от него подпись в своём экземпляре, а также собственноручно написанную работником дату получения уведомления, вы оформляете приказ об отмене совмещения, о чём проставляете отметку на уведомлении.
Также на уведомлении нужно сделать отметку о направлении в соответствующее номенклатурное дело.
Срок хранения уведомлений — 3 года*, поэтому их нельзя помещать в личное дело работника. Храните уведомления в отдельном номенклатурном деле.
* ст. 436 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
***
Электронный кадровый документооборот
Вполне вероятно, что ваша организация решила внедрить у себя электронный кадровый документооборот в соответствии со ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ, и такое уведомление вы можете оформить в электронном виде.
Для этого вам нужно убедиться, что соблюдены следующие условия:
- работодатель принял решение о введении электронного документооборота и утвердил соответствующий локальный нормативный акт (части первая-вторая ст. 22.2 ТК РФ);
- в перечень документов, оформляемых в электронном виде, включены уведомления (часть первая ст. 22.2 ТК РФ);
- работник, которого вы хотите уведомить, дал письменное согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (часть пятая ст. 22.2 ТК РФ);
- в локальных нормативных актах организации закреплён порядок осуществления электронного документооборота (часть третья ст. 22.2 ТК РФ).
Другие интересные материалы:
- Как отразить в штатной расстановке совмещение должностей