Несколько распространённых подходов к описанию Бизнес -процессов
- Простое базовое описание этапов работы отдела (департамента или службы). Описываем процесс текстом как есть: от самого входа, затем следующие и следующие шаги до самого окончания. Включаем все шаги / этапы которые проходит клиент (продукт) внутри отдела или между отделами. Из этого многотомного описания можем получить инструкцию (если грамотно подойти к делу)
- Табличное описание. Ячейки таблицы – это своеобразные границы, шаги или этапы БП. Ниже или выше соответствующих ячеек можно добавить ответственных, сроки или ещё какую-то важную информацию. Есть ограничение в восприятии или размере описанных процессов - слишком глобальные процессы не удобно читать.
- Описание БП в виде блок-схемы. Этот подход позволит вам наглядно визуализировать сложные процессы, установить причинно-следственные связи, зациклить процессы там, где есть повторы. Соединительными линиями "давать пасс" на тот процесс который стоит далеко в цепочке.
Помните, что у любого процесса есть вход, выход, есть ответственный, поставщик и клиент (внешний или внутренний) этого процесса. У процесса должно быть окончание. Каждый следующий шаг очень часто содержит результат предыдущего или его производные.
Вовлекайте своих сотрудников в процесс описания БП – так вы получите более реалистичную картину и вовлечённость персонала.
Используйте коучинговые технологии, креативные инструменты в тех местах, где нужно придумать, оптимизировать или заменить БП на более эффективные.
Начните описание с самого верхнего уровня. И вы увидите, что это не так уж сложно.
Детализируйте БП до простых составляющих.
Оптимальное кличество шагов в одном процессе 7 +- 2 шага.
Важно! Описанные оптимизированные БП должны улучшить работу, сделать результаты работы каждого сотрудника осязаемыми и понятными.
Дерзайте!