Телефон и почта в контактах и в компаниях - Никогда так не делайте в Битрикс24.CRM

29 декабря 202029 дек 2020

2 мин

Открываем заполненную карточку компании и полях телефон и e-mail компании и в полях телефон и e-mail контакта видим один и тот же номер и адрес. К чему приведет такое наполнение CRM?

Будет нарушена система автоматической коммуникации с клиентом по каналам телефонии и электронной почты.
Ведь система не будет понимать с кем соединить и где сохранить связь с обращением, так как одни и те же данные указаны в разных сущностях CRM.
Будет происходить постоянная нестыковка сохранения звонков и писем.
А если ответственный за компанию и контакт разные люди, то будет постоянно нарушаться и маршрутизация входящих звонков и писем.

Какие причины приводят к такой ситуации, когда происходит совпадение контактных данных для разных сущностей?

Источник и причина №1:

Работа с лидами и процедура конвертации. При ручном создании лида штатное ПО Битрикс24.CRM всегда обнаружит и подскажет совпадения среди уже зарегистрированных лидов.
Проверим ситуацию, создадим тестовый лид, заполним обязательные поля и осуществим штатную процедуру успешной конвертации в сделку + контакт + компанию.

Что нужно делать после каждой конвертации? Источник и причина №2: Когда компания или контакты создается менеджером вручную и вводит дублирующие данные. Источник и причина №3: Какие методы исправления подобных ошибок существуют?

Ежедневная и системная работа по коррекции данных. Если в результате работы создается компания, то менеджер в обязательном порядке открывает карточку и проверяет корректность данных. При необходимости он вносит изменения и устраняет ошибки.
Систематическая проверка администратором портала на контроль дубликатов во всех сущностях по параметрам и их объединение.

Аналогичную работу может выполнить и сам менеджер, но только со «своими» контактами.
Поиск дубликатов при создании вручную сущностей. Когда менеджер создает очередную компанию, то система проводит штатную проверку и в случае обнаружения выводит список совпадений для принятия решения. Этот метод может быть использован как альтернативный при необходимости провести проверку вручную.

При проверке на контроль дубликатов, поиск происходит в рамках только выбранной сущности, перекрестный поиск таким методом в нескольких сущностях не возможен.
Ручной метод проверки наличия дубликатов работает во всех случаях даже если в компании введено строгое разграничение прав сотрудников и включен запрет на просмотр «чужих» клиентов, клиентов других отделов.
При глобальном поиске учитываются права доступа к информации и разделы Компания и Контакты могут быть закрыты.
Внешнее приложение «Поиск повторных обращений клиентов PRO [LEAD.FIX4.ORG]» в отличии от штатного ПО Битрикс24.CRM проводит перекрестный поиск совпадений ключевых полей во всех сущностях CRM и выводит информацию о совпадения в карточке лида. Вся информация носит справочный характер и если у менеджера нет соответствующего доступа, то он сможет увидеть информацию, но не сможет получить прямой выход на карточки обнаруженных контактов.
Результаты обнаруженных приложением PRO [LEAD.FIX4.ORG] связи в дальнейшем могут быть обработаны с применением штатных методов автоматизации роботов и бизнес-процессов.

Где работает штатный поиск?