Практически каждый раз на моих тренингах по эффективным коммуникациям тема «Продуктивные совещания» воспринимается участниками (особенно руководителями) очень живо! Большинство замечает, что совещания проводятся не эффективно и расходуют много времени, которое итак всегда в дефиците. Я сам принимал участие в сотнях совещаний и периодически меня, как фанатика эффективности, просто разрывало на части от организации мероприятия и самого процесса.
Сегодня я расскажу о том, как проводить действительно рабочие совещания:
1. Старайтесь сокращать совещания оффлайн, используя онлайн форматы. Технические возможности 2019 года позволяют это (видеоконференции, видеозвонки с несколькими участниками). Встречи оффлайн - только при острой необходимости.
2. До совещания разошлите всем участникам перечень обсуждаемых вопросов, регламент и необходимые материалы. Заранее, чтобы можно было изучить вопрос не поверхностно.
3. Приглашайте только тех участников, кто компетентен и полезен как минимум в 80% обсуждаемых вопросов. Остальных - по вызову.
4. Следите за временем. Следуйте регламенту. Делайте перерывы. Помните, что после 3х часов активной умственной работы продуктивность участников снижается в разы! Совещание более 3х часов - минус организатору.
5. Возникающие новые темы в процессе совещания, требующие проработки не обсуждаются - это тема отдельной встречи.
6. Подкрепляйте активность участников. Поддерживайте желание высказаться по вопросу. Не перебивайте. Один говорит, остальные молчат.
7. Ведите протокол. Все решения резюмируйте по окончанию встречи. Итоги отправляйте участникам по электронной почте с запросом подтверждения.
Эти простые в исполнении 7 пунктов помогут вам повысить эффективность совещаний и значительно сэкономить важнейший временной ресурс.
Процветания вам и вашему бизнесу!