Компенсации, которые работодатель выплачивает дистанционным работникам за использование принадлежащих им оборудования, программного обеспечения и других средств, используемых для выполнения работы не подлежат обложению страховыми взносами и подоходный налогом. Об этом Минфин сообщает в письме N03-04-06/94269 от 29.10.2020г.
Согласно абзацу 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законами субъектов федерации и решениями органов местного самоуправления и связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
В соответствии с пунктом 1 статьи 217 НК РФ все виды компенсационных выплат, связанные с выполнением работником трудовых обязанностей не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данным пунктом.
В статье 164 ТК РФ говорится, что компенсационные выплаты - это денежные выплаты, установленные для возмещения работникам затрат, которые связаны с выполнением трудовых или иных обязанностей, установленных Трудовым кодексом или другими федеральными законами.
В соответствии со статьей 312.3 Трудового кодекса размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.
Таким образом, суммы компенсаций расходов дистанционных работников на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками. (Текст письма)
При этом размер компенсационных выплат должен быть экономически обоснован и связан с фактическим использованием личного оборудования и других средств работника в целях выполнения трудовых обязанностей. То есть, организация должна иметь копии документов, подтверждающих расходы, понесенные сотрудником при использовании личного имущества в служебных целях.