Приветствуем, Читатель!
Вводная
В больших Отделах продаж существует огромное количество "колющих" задач, которые принято передавать в ответственность штатной единице, которую именуют Администратором. Предлагаем детальней разобраться в данном вопросе.
А для какого Отдела нужен такой сотрудник?
В первую очередь следует разобраться, когда наступает ситуация, что нужно задуматься о найме.
Наша рекомендация: численность менеджеров по продажам должна превышать 30 человек.
Такое количество "руками" будет достаточно сложно контролировать, много издержек и рутинных задач.
И тут как раз администратор сможет эффективно закрыть большинство проблем, о которых ниже.
Для каких задач нанимают администратора Отдела продаж?
Контроль расходников
Краска в принтерах, брошюры, визитки, ручки, кофе и чай для Клиентов и так далее. Все то, что приносит постоянную боль руководителям, никто не хочет брать на себя за эти вещи ответственность.
А тут будет конкретный человек, который будет на регулярной основе знать текущее положение дел, своевременно заказывать необходимое. Счастье!
Состояние офиса и зону ожидания
Мы говорим про чистоту и аккуратность на рабочих местах у сотрудников. Данный сотрудник будет часто перемещаться в рамках помещения, он сможет мониторить положение дел и своевременно устранять.
Главное - дайте ему соответствующие полномочия.
Что касается зоны ожидания - это просто дополнительные "руки", которые смогут помочь сотрудникам за стойкой в случае высокой загруженности.
Контроль рабочего календаря сотрудников
Речь идет не только про контроль количества сотрудников на смене (хотя это тоже крайне важный показатель), но и в целом распределения нагрузки: количество встреч, показов, сделок и так далее.
Мало кто из сотрудников умеет грамотно распределять свое рабочее время, свежий взгляд позволит эффективно добиваться результатов, без лишней седины на голове.
Выполнение рутинных задач в рамках воронки продаж
Это чуть ли не основная причина, из-за которой нанимают подобного сотрудника.
Речь идет про:
- Согласование встреч с Клиентами
- Распечатка договоров
- Распечатка шаблонов договоров бронирования
- Своевременное подписание бланков у руководства
И так далее. То есть, это те действия, которые нужны, но могут отнимать драгоценное время на работу с Клиентами. А тут есть человек, который может все своевременно делать, тем самым - освободить большое количество времени у менеджеров по продажам.
Организационные задачи
Речь идет про следующие процессы:
- Заказы такси для Клиентов или сотрудников
- Бронирование отелей и билетов для командировок
- Организация посещения профильных выставок или мероприятий
В каких-то компаниях данные обязанности распределены между Отделом маркетинга или офис-менеджером, но лучше выбрать того, что ближе находится к исполнителям.
Вывод
Администратор Отдела продаж - крайне полезная боевая единица. Он серьезно поможет усилить не только самих менеджеров, но и качественно помочь руководителю, сняв с него мелкие задачи.
