В статье рассмотрен шаблон отчета по управлению операционной эффективностью ключевых показателей бизнес-процессов. Удобный инструмент, позволяющий ежемесячно оценивать индикаторы эффективности выходов основных процессов.
Итак, дорогие друзья, каждый руководитель рано или поздно приходит к выводу о том, что пора начинать оценивать эффективность бизнес-процессов. Однако, возникает вопрос: "Как управлять операционной эффективностью без дополнительных затрат на специализированное программное обеспечение?". Ответ как всегда прост и прозаичен — Excel. Давайте рассмотрим как всего за несколько минут сформировать шаблон отчета по управлению эффективностью ключевых бизнес-процессов.
Конечно, управлять операционной эффективностью можно ЕСЛИ:
- сформирована карта процессов;
- определены владельцы процессов;
- выявлены основные выходы процессов;
- утверждены ключевые показатели эффективности процессов;
- утверждены допустимые отклонения по показателям.
В случае если у вас этого нет, то следует подумать о внедрении процессного управления :)
Рассмотрим концепцию по управлению операционной эффективностью. Ежемесячно, обычно в конце текущего месяца, владельцы процессов должны формировать плановые показатели эффективности подконтрольных видов деятельности на следующий месяц. Плановые показатели вносятся в соответствующую таблицу и согласовываются с руководством и другими заинтересованными сторонами. В конце месяца или в первых его числах вносятся фактические показатели за прошедший месяц. В случае отклонения, на основании план-фактного анализа, принимаются корректирующие мероприятия для достижения утвержденных показателей в следующем месяце. Теперь по порядку.
Для каждого процесса формируется отдельный лист в таблице Excel, здесь это Процесс1 и Процесс2. Владельцы процессов вручную вводят показатели в столбце "ПЛАН" и "Допустимое отклонение".
Примечание! Если вы не хотите, чтобы владельцы процессов видели показатели своих коллег, то поставьте защиту на листы и настройте доступ.
В результате все показатели, занесенные владельцами процессов автоматически перенесутся на первый лист "Показатели" в сводную таблицу.
Чтобы организовать автоматический перенос данных из листа "Процесс1" и "Процесс2" на лист "Показатели" необходимо воспользоваться формулой ВПР.
Формула работает следующим образом: =ВПР(значение ячейки по которой осуществляется поиск; диапазон поиска; столбец относительно поисковой ячейки; логический показатель — ЛОЖЬ). Выбираем в качестве эталонной ячейки "Показатель1", далее выбираем диапазон на листе "Процесс1" :
Выставляем номер столбца 2, относительно Показатель1, и пишем ЛОЖЬ. На этом все. Протягиваем вниз до строки "Показатель3" включительно. ПО аналогии подтягиваем значения "ФАКТ" и "Допустимое отклонение".
Примечание! Для "Допустимое отклонение" в качестве эталонного значения здесь показан "ПЛАН", т.к. я просто протянул вправо формулу. Можете прописать вручную. Относительно "Показатель1" столбец в формуле должен быть 4. Важно, чтобы названия поисковых ячеек совпадали на странице "Процесс1" и "Показатели" иначе ВПР работать не будет.
По окончании месяца владельцы процессов вносят фактические показатели на соответствующих листах. В результате получаем аналитику по показателям эффективности.
Давайте разбираться с анализом ключевых показателей эффективности. Формула выглядит следующим образом
ЕПУСТО() отсеивает пустые ячейки в столбце "ФАКТ", когда введены только плановые показатели и выводит в "Результат" — "Нет данных". Далее идет проверка равенства "ПЛАН" и "ФАКТ", другими словами, если фактическое значение равно плановому, то отклонение считать не нужно и в "Результат" заносится — "Выполнен". Следующие условие заключается в проверке соотношения "ПЛАН" и "ФАКТ". Если фактическое значение больше планового, то допустимое отклонение не вычитается из разницы. В противном случае допустимое отклонение нужно отнять от разницы факта и плана по модулю.
Теперь разберемся с условным форматированием.
Итак, я формировал условное форматирование исходя из пользовательских настроек "Своя формула". Зеленым подсвечиваются ячейки если: фактическое значение больше планового и разница фактического и планового значений больше или равно допустимого отклонения.
Красным в случае, если разница фактического и планового значений меньше допустимого отклонения. Формулы показаны на рисунке выше.
Каждый месяц необходимо добавлять новые столбцы для показателей или сделать шаблон на год, чтобы анализировать показатели эффективности по годам. Разумеется, что для каждого нового месяца необходимо прописывать формулы ВПР.
Надеюсь, что данный отчет поможет вам повысить свою операционную эффективность. Успехов!