Быстрый переход компаний на удаленный формат работы в связи с пандемией подтолкнул многие HR-службы к внедрению электронного кадрового документооборота.Но применение ЭДО в кадровой службе требует от компаний серьезных дополнительных затрат (подробнее см. тут –https://sscclub.ru/article/kadrovyj-jedo-glavnye-izmenenija-i-kljuchevye-trendy/). Рассказываем, как сэкономить при переходе на КЭДО
Основные затраты при внедрении ЭДО – это расходы на два элемента: внедрение системы электронного документооборота и стоимость электронных подписей, о чем было сказано выше. Рассмотрим, за счет чего можно снизить общие расходы.
Стоимость внедрения системы ЭДО может составлять в среднем от 2 до 10 млн рублей в зависимости от функционала системы. Сэкономить можно, выбрав коробочные решения с готовой методологией, адаптировав свои процессы под них. Как правило, компания внедряет комплексную систему ЭДО – не только для кадрового документооборота, но и для бухгалтерского документооборота, ведения договоров и т.д. При принятии решения о выборе системы нужно договориться внутри компании со всеми заинтересованными подразделениями, после чего выделить бюджет на этот проект.
Расходы на электронные подписи в настоящий момент существенны. На сегодняшний день самый безопасный вид подписи – усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – стоит 3-5 тыс. рублей на одного сотрудника. Понятно, что при большом количестве сотрудников, которые нуждаются в такой подписи, это достаточно дорогой инструмент для компании. Поэтому УКЭП необходимо приобрести представителю компании, уполномоченному подписывать документы, и, на всякий случай, лицу, замещающему его на время отсутствия. Для подписания же большинства типовых кадровых документов сотрудниками можно применять усиленную неквалифицированную электронную подпись.
Полную версию статьи читать тут