КТО ДОЛЖЕН ВХОДИТЬ В КОМАНДУ, отвечающую за переезд компании

Перед поиском нового офиса хотим оценить, сколько сотрудников надо будет привлечь к проекту. Подскажите, пожалуйста.

Чтобы новый офис соответствовал всем потребностям вашей компании, в команду, отвечающую за реализацию проекта – поиск нового помещения, его аренду и переезд, должны входить разные специалисты. Каждый из них курирует свою зону ответственности.

Участники проекта со стороны вашей компании

Специалисты административного отдела

• Отвечают за составление ТЗ на планировочное решение и навигацию.
• Составляют ТЗ на комплектацию мебели и других элементов интерьера.
• Организуют переезд.
• Организуют функционирование административных служб на новой территории.

Руководитель проекта

• Координирует работу всех участников проекта.
• Налаживает коммуникации между участниками проекта внутри компании.
• Отвечает за все коммуникации с контрагентами.
• Координирует составление ТЗ по всем видам работ, контролирует их исполнение.

IT-специалисты

• Составляют подробное ТЗ по созданию структурированной кабельной системы.
• Ведут переговоры с интернет-провайдером и провайдером телефонии.
• Определяют оптимальное место для серверных, кроссовых и других стоек.
• Составляют ТЗ на покупку и расстановку оргтехники.

Специалисты по финансам и бухгалтерия

• Оценивают экономическую эффективность возможных решений.
• Проверяют, соответствуют ли условия договоров внутренним требованиям предприятия.
• Оценивают финансовые и налоговые риски.
• Проверяют закрывающие документы.

Юристы

• Оценивают юридические риски в договорах.
• Отвечают за наличие полного пакета необходимых документов, оформленных в соответствии с действующим законодательством.

Специалисты по закупкам

• Проводят тендеры на выбор всех подрядчиков, поставщиков, а также на закупку всех материалов и оборудования.

Специалисты по рекламе и маркетингу

• Отвечают за все информационные материалы (сведения на визитках, рекламных баннерах, в разделах сайта и т. д.).
• Предоставляют брендбук для соответствия стиля офиса.
• Участвуют в разработке дизайна офиса.
• При необходимости пишут статьи о переезде офиса.

HR-специалисты

• Предоставляют менеджеру проекта план роста компании на период аренды.
• Организуют работу с персоналом при необходимости.

Служба безопасности

• Разрабатывает ТЗ для нового офиса в части безопасности (СКД, видеонаблюдение и т. д.).

Внешние участники проекта

Представитель управляющей компании бизнес-центра

• Предоставляет всю документацию для проведения финансовой, юридической и технической экспертизы объекта.
• Предоставляет все необходимое для проведения работ на территории БЦ.
• Предоставляет и согласовывает договор аренды.

Дизайнер

• Разрабатывает концепцию и стилистику нового помещения.
• Разрабатывает планировочные решения.

Архитектор и инженеры проектировщики

• Разрабатывают архитектурный и инженерные проекты.
• Отвечают за исполнительную и рабочую документацию.
• Осуществляют авторский надзор.
• Согласовывают проектную документацию.

Генподрядчик

• Занимается строительно-монтажными работами: самостоятельно либо с привлечением субподрядчиков.
• Контролирует качество и сроки выполнения работ субподрядчиками.
• Сдает объект в эксплуатацию.

Поставщики мебели и прочего оснащения

• Отвечают за поставку мебели, техники, отделочных материалов и прочего в определенные договором сроки.

Перевозчик

• Организует транспортировку офисного оборудования.

Компания, управляющая реализацией проекта

• Производит оценку выбора исполнителей совместно с заказчиком.
• Координирует работу всех участников.
• Отвечает за все этапы реализации проекта (сроки, качество, стоимость) и несет ответственность перед заказчиком.
• Осуществляет передачу выполненных работ службам заказчика, передачу объекта в эксплуатацию.

Елена Елагина,
административный директор Office Times.