Мы провели небольшие исследования, проанализировав несколько сотен вакансий и резюме, в отношении секретарей и личных помощников и обнаружили следующее:
ПОЗИЦИЙ
по существу выполняемых обязанностей, можно назвать, как угодно, всего три:
- Секретарь ресепшена
- Секретарь офиса
- Личный помощник руководителя
ОБЯЗАННОСТИ:
Сразу отметим, никто из вышеназванных не делает все, что тут описано, список обязанностей меняется в зависимости от позиции. Здесь мы лишь указали максимальный список того, какие обязанности может выполнять секретарь.
Работа в офисе:
- организация системы документооборота
- корреспонденция: прием, регистрация, обработка и отправка входящих и исходящих
документов, взаимодействие с курьерами и курьерскими службами.
- деловая переписка
- составление, заполнение, продление и контроль договоров
- сканирование, подготовка заверенных копий, подготовка отчетов, графиков, работа с данными
- Подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций.
- доверенности и нотариусы
Travel-поддержка:
Деловые поездки, железнодорожные и авиабилеты, трансферы, гостиницы, визы, водители и такси.
Обеспечение офиса:
Заказ визитных карточек, покупка канцелярских товаров, заказ пропусков для сотрудников, взаимодействие с управляющими компаниями и сервисными организациями, службами доставки, чай, кофе (и прочие печеньки ...), поддержание порядка в офисе и подготовка переговорных комнат.
Прием и поддержка посетителей:
приветствия, сопровождение, чай / кофе, заказ пропусков для посетителей, консультации по схеме проезда и т. д.
Прием и распределение телефонных звонков:
Фиксирование информации и ее передача, работа с мини АТС
Административная поддержка руководителя:
- личные поручения
- график работы руководителя, координация встреч и переписки, организация совещаний и переговоров, протоколирование и перевод,
- взаимодействие с отделами компании: координация задач, контроль за сроками выполнения приказов, распоряжений и поручений,
- составление писем и сообщений от имени руководителя
- прием, сортировка, контроль документов, поступающих на подпись.
Мероприятия:
Помощь в подготовке к выставке, организация корпоративных мероприятий
Необязательно (возможно):
1) Обслуживание клиентов
2) Управление персоналом
3) Бухгалтерский учет и финансы
4) Маркетинг
5) Поддержка сайта, блога, основных счетов компании.
Подпишитесь на канал если хотите узнать больше.
А свои вопросы, комментарии, возражения и прочее можете написать мне на почту: humantechnologist@yandex.ru
Индивидуальные консультации оказываются по запросу на платной основе, некоторые вопросы и возражения могут быть использованы в будущих статьях.