Как только вы нанимаете хоть одного сотрудника, вы из предпринимателя становитесь НАНИМАТЕЛЕМ согласно Трудовому Кодексу Республики Беларусь. И на вас начинают распространяться нормы трудового права, обязательные для всех Нанимателей. И по данным нормам консультироваться лучше у специалиста – не юриста, который специализируется на всем законодательстве, а у кадровика – чья область компетенции ограничивается трудовым правом и трудовыми отношениями. Кто на кадровом «собаку съел», например, как ваш внимательно-деликатный Диванный эксперт:).
Наниматели, особенно небольшие или иностранные часто делают одну и ту же распространенную ошибку – нанимают на ауторсинг юридическое агентство, предоставляющее консультационные услуги, в том числе и по трудовому законодательству. Спору нет – благое дело. Однако такие организации предоставляют консультации в ПРЕДЕЛАХ трудового законодательства. Т.е. от и до «буквы закона», или, другими словами, как Наниматель должен поступать «правильно».
Я же консультирую Нанимателей, как в рамках «Правильно», поступать так, как Нанимателю «ВЫГОДНО». В этом вся разница, которая по деньгам иногда получается довольно существенной, учитывая штрафы и санкции.
Меня часто находят и обращаются за консультациями по вопросам кадрового документооборота и особенностям его применения в наших «боевых» реалиях чаще всего тогда, когда уже пора ситуацию исправлять или спасать. Спасаем вместе...
Наше законодательство о труде предоставляет Нанимателю право издавать свои оригинальные правила, регулирующие трудовые отношения и охрану труда в организации.
НАПОМНЮ, что эти правила распространяются и на МИКРО-организации в том числе, согласно изменившимся недавно нормам Трудового Кодекса, к микро организациям относятся организации, чья средняя численность в течение календарного года не превышает 15 человек включительно.
Однако такие правила должны издаваться Нанимателем с соблюдением всех норм трудового законодательства и законодательства об охране труда (о, да, это отдельная тема).
ЛНПА, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными.
ЛНПА (локальный нормативный правовой акт) является нормативным правовым актом, т.е. является официальным документом установленной формы. Он издается Нанимателем в пределах полномочий, имеющихся у предпринимателя, с соблюдением установленной процедуры. Часто именно на этом и «прокалывается» большинство. Вроде все очень похоже на то, что требует закон. Но есть недочеты. Работники видят, читают, и это почему-то не работает. А все потому, что упущена та или иная существенная деталь. Или нарушена процедура.
Данную процедуру необходимо знать, чтобы грамотно сделать все документы. Как правило, в силу экономии предприниматель либо сам ведет кадровый документооборот (принимает на работу, издает приказы и распоряжения по основной деятельности и личному составу и прочее) либо поручает это утомительное дело бухгалтеру. К сожалению, по опыту и многочисленным консультациям различных Нанимателей (средние и мелкие компании), бухгалтер чаще всего идет по пути наименьшего сопротивления и делает все документы так, как удобно ему. Это не его сфера, это нудно и отнимает кучу времени, а бухгалтеру еще надо зарплату посчитать... Так что он делает так, чтобы приходилось поменьше напрягаться при подсчетах и делании бумаг.
Чаще всего это не совпадает по форме с установленными законодательством документами (например, берет допотопную форму контракта, а у одного частного предпринимателя я вообще увидела микс трудового договора на неопределенный срок и контракта на год), что чревато наложением административной ответственности, штрафами.
ДЛЯ СВЕДЕНИЯ:
Вот краткий перечень локальных нормативных актов, обязательных для Нанимателя:
1. Правила внутреннего трудового распорядка – чаще всего отсутствует, а между тем там прописаны ПРАВА и ОБЯЗАННОСТИ - работника и нанимателя.
2. Письменные трудовые договоры (контракты) – чаще всего взята старая или непонятно какая форма. Бухгалтеру - главное, чтобы был пункт о зарплате и как ее выплачивать, ну, еще дни отпуска, остальное не так важно, а это далеко не так.
3. Штатное расписание – чаще всего ведет бухгалтер.
4. Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и другие) – чаще всего ведет бухгалтер.
5. Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки) – чаще всего про это забывают.
6. Трудовые книжки (вкладыши к ним) работников – чаще всего ведет бухгалтер, а подписывает сам предприниматель. Где гарантия, что все заполнено правильно?
7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – чаще всего про это забывают.
8. Уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта – чаще всего ведет бухгалтер. Но тут необходимо контролировать срок, за который работника необходимо уведомить, иначе - это нарушение и повод для обращения в комиссию по трудовым спорам. Вам оно надо?
9. Заявления работников о предоставлении отпуска – чаще "спускают на тормозах", иногда пишут сами работники:).
10. Табель учета использования рабочего времени – чаще всего ведет бухгалтер.
11. Расчетные листки – чаще всего про это забывают.
НО ПО ОПЫТУ Я РАСШИРИЛА ЕГО ДО ВОТ ТАКОГО:
- должностные инструкции работников - грамотно утвержденные и прописанные отбивают "охоту" спорить с нанимателем (особенно если это маленькая компания и предприниматель - женщина) и не подчиняться;
- графики работ (сменности) - вы должны знать, сколько часов и когда отработали ваши люди, чтобы им заплатить;
- график отпусков работников – должен составляться ежегодно до 5.01.;
- положение о структурном подразделении – очень удобный документ, где можно закрепить кучу всего нужного, например, «Стандарты обслуживания», если таковые для вас и вашего дела имеют значение;
- положение о подборе и найме – очень полезная вещь при найме и споров по нему;
- положение об адаптации вновь принятых сотрудников – облегчает жизнь как самому предпринимателю, так и лицу «руководящему персоналом» и «экономит язык», не надо каждый раз рассказывать "А вот у нас на фирме мы живем вот таким образом...";
- положение об оплате труда (положение о премировании) – очень важный и нужный документ, где указано за что премировать, а за что премию отнимать в случае "косяков";
- положение и соглашение о неразглашении коммерческой тайны – это объяснять не надо, однозначно полезная вещь.
На самом деле все эти документы реально и несложно написать. Главное знать, как. И более того - достаточно их прописать ОДИН раз, и служить они вам будут ДОЛГО. Если не знаете – обращайтесь:)