Необходимые условия для воровства
Первое. Воруют там, где можно воровать
Второе. В картине мира ворующего, он был ранее недооценен, обманут, обижен
Третье. Есть внешний стимул, подталкивающий к воровству. Болезнь, срочный долг, который надо закрыть, свадьба ребенка.
Приведенные меры, направлены на исключение благоприятных условий для воровства
1. Начните с себя. Покажите пример порядочности и честности. Часто руководство рассчитывает на порядочность сотрудников, при этом само не прочь подрезать углы своим клиентам или поставщикам. Здоровую корпоративную культуры не выстроить на двойных стандартах.
Пример: от поставщика пришел груз с излишком, выявленные расхождения направили руководителю, он не посчитал нужным уведомить об этом поставщика. Казалось бы мелочь, но сам подход, что своего партнера можно кидать, дает негативный сигнал работникам.
2. Нулевая терпимость. Не закрывать глаза на мелкое воровство, ваше молчаливое согласие может спровоцировать остальных сотрудников, так как подумают, что так можно.
Пример: начиналось все с калькулятора, дошло до MacBook, который испарился в момент увольнения. Когда воруется канцелярия или какая-то мелочь, могут приговаривать: «Это мелочи главное, чтоб продавал ( закупал, работал, улыбался)
3. Проверяйте сотрудников перед наймом. Отзывы с прошлых мест работы, проверка в правоохранительных органах. Лучше потратиться на старте, чем потом рвать волосы от потерь.
Пример: коммерческий директор при увольнении увел клиентскую базу, только после этого решили обзвонить его прошлых работодателей, все отозвались негативно, при увольнении он всегда что-то с собой забирал.
4. Инвестируйте в систему контроля. Обучайте сотрудников находить нестыковки и мошенничество.
Пример: создайте базу знаний, в которую заносите выявленные случаи воровства. Новому сотруднику, отвечающему за контроль, будет легко вникнуть и понять, за каким участком надо наладить контроль.
5. Постоянный контроль. Задавайте вопросы, проясняйте ситуации, заставляйте доводить до результата начатые проверки, если вылезла нестыковка.
Пример: руководитель стал приезжать в субботу на работу, что привело к росту средней выручки по этим дням.
6. Регулярно проводите оценку рисков мошенничества. Просчитывайте от каких рисков не застрахованы активы бизнеса. Чтобы найти маньяка, надо мыслить как маньяк.
Пример: чтобы вскрыть теневые продажи, мысленно выстраиваю цепочку, как может происходить вся процедура. Чтобы что-то неучтенное продать, надо закупить материал, завести на территорию, потом передать в цех, из цеха на склад, потом вывести с территории. Сразу видны узкие места и где копать: пропускной пункт, журнал охранника, путевые листы, отчеты за смену, книги кладовщика.
7. Прозрачные бизнес процессы, с четким разграничением ответственности, без перехлеста прав.
Пример: не прописанная организационная структура – рай для воровства. Любая попытка кого-то уличить в воровстве легко отбивается простым аргументом «Никто не говорил, что так нельзя
8. Контроль активов. Зачастую нет учета основных фондов, склад товара держится на честном слове зав склада, деньги в столе бухгалтера, так как его кабинет под защитой Мага 83 уровня.
Пример: менеджер принимал выручку от клиентов и забывал донести ее до кассы. Урожай с поля не доезжал до склада, а продавался с борта. Таких примеров не на книгу, а на библиотеку наберется.
9. Автоматизируйте контроль. Бумажный учет подвержен бОльшему риску к мошенничеству.
Пример: перенесли учет наличных денежных средств из потертых тетрадочек и блокнотов в учетную систему. Налички приросло, сотрудников убавилось.
10. Разделяйте процессы между сотрудниками. Не должно быть сращивания функций: исполнение/контроль, утверждение/проведение.
Пример: Бухгалтер подделывал счета и отправлял деньги на фирму своей сестры. Это стало возможным, так как на одном сотрудником замкнулись две функции контроль и исполнение.
11. Внедрите двойное подтверждение платежей.
Пример: появление дополнительного звена в цепочке уменьшает шансы на сговор. Желательно систематически менять это звено, чтобы не замыливался глаз и не возникали неформальные каналы общения с остальными участниками.
12. Проверяйте новых поставщиков (Устав, выписка ЕГРЮЛ, открытая финансовая отчетность, судебная практика, корпоративный сайт). Фирмы могут быть связаны тесными семейными отношениями с менеджментом компании, это может приводить к завышенным ценам или льготным условиям. Проводите сравнительный анализ коммерческих предложений поставщиков
Пример: маркетолог заключил контракт на продвижение в социальных сетях с фирмой своей жены. Цены и объемы выполненных работ были завышены. Перепроверить реальный объем не получилось, так как все проходило через рекламный кабинет исполнителя.
13. Внедрите систему тендерных закупок. Хватит простого правила, взять 3 коммерческих предложений перед закупкой.
Пример: провели тендер на закупку канцелярии и удивились насколько были завышены цены прежнего поставщика. Злого умысла может и не быть, все подвержены синдрому замыленного глаза. Систематически проводите сравнение цен.