Итак, вы провели тендер, выбрали того, кто будет поставлять товар. Убедились, что все позиции из заявки «закрываются» в полном объеме и суммы в счетах от контрагентов совпадают с тем, что было заявлено в торгах.
И конечно, еще на этапе запроса цен, вы обозначили дату и адрес, когда и куда необходимо поставить товар в полном объеме. Если этого не было сделано, то разместив заказ и ударив по уркам с поставщиком, есть шанс получить неприятный сюрприз - партнер может заявить о невозможности поставки в нужную дату или радостный рапорт о том, что товар привезен, но не туда, куда надо (например, по старой привычке или по адресу прошлой отгрузки). В таком случае можно конкретно сесть в лужу - в текущем режиме такие задачки решать сложно и не всегда реально в краткие сроки исправить ситуацию.
Так что, мой вам совет: обязательно уточняйте эти моменты, проверяйте и перепроверяйте.
Также, делая заказ, убедитесь, что у поставщика есть необходимые контактные данные сотрудников, принимающих товар на объекте или складе, а водитель понимает, как добраться до точки выгрузки.
Информируйте поставщика о полном перечне сопроводительной документации, необходимой для поставки определенных видов товара, например, сертификаты, паспорта, декларации о соответствии.
Сотрудников на складе или объекте предупредите о дате поставки и предоставьте им телефон поставщика, на всякий случай. Лучше даже телефон и менеджера, и водителя. Обсудите время поставки - не все объекты имеют стандартный режим работы, особенно если находятся на территории другого объекта, особенно если тот имеет строгий режим работы и пропусков. Про оформление пропуска, конечно же, тоже необходимо помнить. Проверьте необходимость в оформлении - это лучше, чем получить машину с товаром, которая сутки будет простаивать, чтобы попасть на склад.
Когда все это будет проделано, останется дождаться поставки. На этом этапе необходимо проследить за точностью и своевременностью доставки товара. Информацию об этом вам предоставят сами сотрудники, находящиеся на объекте, куда происходит отгрузка.
По сути, задачей данных сотрудников является сравнение фактического прихода товара с данными в накладной и подписание сопроводительных документов, подтвердив факт приема товара. На основании этого факта, данные будут внесены в систему учета, поэтому важно, чтобы сопроводительные документы были переданы в бухгалтерию.
Предупредите принимающих товар также о необходимости проверки входящей стоимости товара с той, которая была заявлена вам в момент заказа – эти цифры должны совпадать, а то мало ли что...
Внештатные ситуации, связанные с состоянием товара, могут возникнуть. Тогда необходимо будет связаться с поставщиком, и урегулировать возникший вопрос. Может быть, товар нужно будет срочно заменить, или окажется что привезено меньше товара, чем было заказано. Данные вопросы относятся к зоне ответственности службы снабжения, как правило. Поэтому на этапе приема товара важно «быть в теме» и включаться в процесс, если это от вас требуется. Поможет вам наличие у сотрудника, который принимает товар, вашего бланка заявки с перечнем позиций, цен и количеством каждой номенклатурной единицы.