Оксана Найденова, руководитель управления учета и отчетности департамент финансов «Дикси» и спикер Восемнадцатой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказала CFO Russia о создании ОЦО в ее компании и адаптации сотрудников к новым условиям работы.
Как давно в «Дикси» функционирует ОЦО?
ОЦО «Дикси» функционирует с 2015 года. В 2013 году компания начала реорганизацию. Более 20 юридических лиц объединили в одно. Бухгалтерский учет каждое лицо вело самостоятельно в разных учетных системах и регионах. По этой причине руководство решило организовать на базе «Дикси ЮГ» в Серпухове единую бухгалтерию.
На какие этапы делилось создание центра?
Сначала шел аудит процессов, функционала сотрудников и документооборота. Затем мы проводили анализ полученной информации и выстраивание оптимальной схемы процессов. Следующим этапом было формирование структуры ОЦО. Далее мы разрабатывали единые стандарты, методологии, инструкции и SLA (соглашение об уровне услуги – прим. ред.).
Какие инструменты адаптации персонала для работы в ОЦО вы используете?
Для новых сотрудников мы используем программу наставничества. Для «стареньких» – тренинги, встречи с бизнесом и руководством по новым процессам, бизнес-игры с моделированием рабочих ситуаций.
По какому критерию вы их выбирали?
К выбору мы привлекли коллег из нашего департамента управления человеческим капиталом. Для нас было важно быстро и эффективно адаптировать сотрудников.
С какими сложностями вы столкнулись при мотивации и адаптации сотрудников?
ОЦО – не классическая бухгалтерия. Сотрудникам было необходимо выйти из зоны комфорта. Был другой функционал, требования, KPI. В новой структуре мы также изменили штатное расписание. В результате некоторые сотрудники покинули компанию, так как не были готовы к предложенным изменениям. Данную проблему мы решили во время поиска кандидатов, указав в требованиях необходимые параметры.
Многие сотрудники не понимали, как будут работать новые процессы. Они не верили, что все получится. Для них мы разработали игровой вариант обучающих тренингов по новым процессам.
Что входит в вашу программу развития сотрудников?
Программы для руководителей и специалистов разные. У первых направленность на управление, ситуационное руководство и стратегический менеджмент. Для специалистов мы делаем акцент на основу, наши стандарты и инструкции, а также работу в команде.
После обучения мы всегда проводим тестирование. Отличников отмечаем на доске почета. Они получают призы и попадают в кадровый резерв.
Задать свои вопросы Оксане и узнать больше об опыте «Дикси» вы сможете на Восемнадцатой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая пройдет 20-22 июня 2018 года в Саратове.
Анастасия Алешина