На сегодня, кто бы что ни говорил, лучший способ выявить наиболее выгодные условия для закупки – тендер между поставщиками.
Только сразу обозначу, что под тендером подразумеваю
конкурентную форму отбора предложений на поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.
Назовите это торги, запрос и сравнение котировок/цен - как угодно. Суть от этого не меняется. Мы говорим о сравнении цен и условий поставки нам у поставщиков, причем, не менее двух поставщиков необходимо сравнивать. Объективное справедливое сравнение начинается от 3-х потенциальных контрагентов.
Инструментов проведения тендера может быть что угодно: используйте электронную систему, свою, если есть, или стороннюю - хоть бесплатные варианты, которые присутствуют в интернете и, в принципе, при грамотном использовании, выполняют свою функцию неплохо; используйте таблицы в excel, средства электронной почты или просто телефонный разговор. Главное, чем бы вы ни пользовались - Вам необходимо получить объективное сравнение условий поставки товара.
Ориентируйтесь на несколько критериев. Это не должна быть только цена. Проводите аналитику информации. Ценовой анализ нравится? - вперед. Предпочитаете многокритериальный анализ? - почему нет. Но не ставьте один параметр во главу угла. Если принципиальна цена, учитывайте отсрочку, логистические затраты, кредитный лимит. Важна скорость поставки? - учитывайте цену, SL поставщика. И так далее.
Нужный товар по выгодной цене с максимальной отсрочкой, который доставит поставщик, выгрузит без дополнительной оплаты и без косяков с документами – эталон договоренностей, к которым надо стремиться.
Это может показаться избыточной мерой: есть же удобный контрагент, который привозит товар, какой нужно, по хорошей цене и почему бы не покупать у него всегда? Так вы действительно избавляетесь от лишних усилий, экономите время, которого вечно не хватает. Но правда ли нет вариантов лучше? Как правило, всегда есть.
Уже написал, что для проведения тендера, в арсенале должно быть, по меньшей мере, два поставщика по каждой группе товара/услуг. Больше - лучше. В идеале их должно быть четыре или пять, чтобы обеспечивать максимально здоровую конкуренцию между ними.
Тендер – это инструмент, грамотно владея которым, можно выгодно покупать товар. Контролировать рост цен, отслеживать изменения стоимости продукта у поставщиков и снижать уже объявленные цены. Кроме того, это очень удобный способ сбора статистики. В продажах используют показатель Like For Like - возьмите его на вооружение и в закупках.
Так, собирая данные за определенный период, Вы сможете наблюдать за динамикой изменения цен и планировать затраты на основе этих цифр.
И не устану повторять: цена – не единственный показатель, определяющий выбор. По крайней мере, не должна быть единственным. Лояльность контрагента, его ответственность в плане поставок товара и общая корректность работы не менее важны, поэтому в процессе тендера Вы можете сделать еще кое-что: если самую низкую цену дает поставщик, в корректности работы которого Вы сомневаетесь, переговорите с его конкурентом на тему снижения цены. Поверьте, в большинстве случаев, другой поставщик снизит цену, желая забрать ваш объем заказов. Так можно получить поставку от более лояльного партнера по самой выгодной цене.
Этот метод очень активно используется, когда речь идет не о регулярной закупке, а, например, о разовом крупной закупке оснащения для открытия торговой точки или нового цеха на производстве. Речь идет о больших суммах разовых вложений и очень важно грамотно провести торги, чтобы уменьшить сумму инвестиций в открытие объекта, не теряя, при этом, в качестве поставки.
Как-то так.