Предупредите водителей, которые заправляют служебные машины по топливным картам, о последствиях потери чека АЗС. Компании придется удержать с них НДФЛ в размере 13 процентов от суммы, указанной в утраченном документе.
По мнению Минфина России (письмо Минфина России от 14.05.2018 № 03-03-06/1/31933), при отсутствии чека нельзя подтвердить служебную цель расходов на заправку автомобиля, а также их сумму. Стоимость ГСМ в таком случае считается натуральным доходом водителя. Поэтому с него нужно удержать НДФЛ.
Самое примечательное, что в этом же письме финансовое ведомство не против учета расходов на ГСМ при расчете базы по налогу на прибыль. Ведь, АЗС выдаст компании напрямую иные подтверждающие документы, в частности, акт приема-передачи на объем и стоимость полученного топлива. Поскольку Налоговый кодекс РФ не регламентирует перечень документов, подтверждающих производственный характер понесенных расходов, то затраты на ГСМ в целях налогового учета, по мнению Минфина, можно считать оправданными.
Получается, что в целях налога на прибыль расходы на приобретение ГСМ, не подтвержденные чеком АЗС, произведены для нужд компании, а в целях НДФЛ – для личных нужд водителя. Странная логика.