Книга Барбары Минто “Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений”, по моему мнению должна быть в библиотеке каждого специалиста.
Основные идеи книги
Необходимо построить текст как рассказ (историю), читая который адресат забыл обо всем остальном и сконцентрировал внимание только на вашем тексте. Самый эффективный инструмент для этого – недосказанность.
Читатель воспринимает информацию «сверху вниз», поэтому идеальная структура документа должна складываться в форме пирамиды: на вершине размещается обобщающая идея, а затем идет ее аргументация или детализация. Внутри пирамиды может быть несколько уровней.
Главное правило: идеи любого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже, или делать из них вывод.
Рекомендуемые части пирамиды
Часть первая. Введение или вводная часть
Здесь поднимается основной вопрос вашего документа, вытекающий из фактов, известных читателю (знакомая читателю тема). Вы не можете просто взять и изложить читателю свои рассуждения, не предоставив ему фактический материал. Сначала нужно ввести читателя в курс дела.
Часть вторая. Главное утверждение
Введение должно содержать ответом на поднятый в нем основной вопрос - это и есть Главное Утверждение, обосновать которое вам надо в вашем документе.
Часть третья. Группы идей (утверждений)
После Главного Утверждения следуют идеи, которые аргументируют или детализируют его. Уровней детализации и аргументации может быть несколько.
Горизонтально эти идеи должны быть связаны между собой по методу индукции или дедукции и располагаться в нужной последовательности, а вертикально – выстраиваться в форме диалога «вопрос-ответ»
Вводная часть
Вводная часть выстраивается по принципам повествования: Ситуация, Развитие Ситуации, Вопрос, Ответ. Последовательность этих разделов может быть любая, например, сначала читатель может узнать об обстоятельствах, в которых существует или существовала определенная Ситуация. Затем что-то происходит (возникает проблема или некая логическая несовместимость – это Развитие Ситуации), что, в свою очередь, вызовет у читателя Вопрос. Ответ на него дается сначала в форме обобщающего Главного Утверждения, а потом аргументируется и детализируется другими утверждениями.
Основные правила написания вводной части.
Правило 1. Вводная часть должна выполнять функцию напоминания, а не представления новой информации. Это значит, что в ней необходимо избегать положений, которые придется доказывать. Следите за тем, чтобы во вводную часть не попала неизвестная читателю информация.
Правило 2. Введение всегда должно состоять их трех элементов, изложенных в повествовательной форме. Это Ситуация, Развитие Ситуации и Решение. Эти элементы не обязательно размещать в классической последовательности, но в любом случае все они должны присутствовать.
Правило 3. Объем вводной части зависит от читателя и предмета. Во вводную часть должна войти информация, которая позволит читателю понять, о чем пойдет речь дальше: предыстория проблемы, ваша роль в данной истории, какие-то предварительные исследования, определения терминов, предположения.
Диалог «вопрос-ответ»
Используйте «мысленный диалог» с читателем, вы без затруднений определите идеи нижестоящего уровня. Утверждение, несущее новую информацию, автоматически вызывает у читателя вопрос «Почему?» (или «Каким образом?», «Для чего вы это говорите?»).
Вам нужно предусмотреть этот вопрос и ответить на него уровнем ниже. В своем ответе вы снова сообщаете читателю неизвестные ему факты, вызывая тем самым новые вопросы, ответы на которые опять-таки должны быть приведены уровнем ниже. И так до тех пор, пока не дойдете до утверждения, к которому, на ваш взгляд, больше не возникнет вопросов.
Прием «мысленного диалога» позволяет верно выбрать последовательность изложения и правильно сгруппировать и обобщить ваши утверждения.
Индукция и дедукция
Идеи (утверждения) одного уровня должны быть логически взаимосвязаны, т.е. излагаться в форме индуктивной или дедуктивной аргументации. Смешение этих двух методов недопустимо.
Метод дедукции
Если вы используете дедуктивный метод, то первая идея должна описывать общую ситуацию, вторая уточнять ее, а третья делать вывод. Например: «все люди смертны», «Сократ – человек», «следовательно, Сократ смертен».
Метод индукции
Метод индукции помогает сгруппировать идеи, которые не следуют друг из друга, а представлены каждая сама по себе и могут быть объединены одним существительным во множественном числе (причины чего-либо, меры, проблемы, рекомендации и т.д.). Для формирования аргументов Главного уровня лучше использовать метод индукции.
Логическая последовательность действий
- Сформировать идеи одного уровня.
- Теперь вам нужно их правильно расположить.
- Установление логической последовательности в дедуктивном доказательстве не вызывает особых проблем, так как определяется самой его структурой: главная идея, второстепенная идея и заключение. Однако в случае с индуктивной группировкой вы сами должны выбрать порядок изложения.
Три вида логических цепочек, используемых при индуктивном методе
Вид 1. Хронологическая последовательность (шаг первый, шаг второй, шаг третий)
Ее используют, если нужно описать процесс (несколько действий для достижения определенного результата). Этапы этого процесса обычно можно совершить лишь один за другим. Таким образом, с помощью хронологической последовательности вы представляете меры, которые нужно принять для достижения требуемого результата, в
том порядке, в котором их следует реализовывать.
Вид 2. Структурная последовательность
Это порядок описания какой-либо структуры (например, структуры компании или отрасли). Самое главное, она должна быть правильно разделена и отображать все составляющие. Когда вы делите целое на части, вы должны убедиться, что выделенные вами составляющие взаимно исключают друг друга и, взятые вместе, исчерпывающе характеризуют объект.
Вид 3. Сравнительная последовательность.
Или последовательность по степени важности (первый по значимости, второй по значимости и т.д.).
4. Обобщить сгруппированные идеи
Это завершающий этап мыслительного процесса. После того как вы выстроили идеи одного уровня в логическую цепочку, необходимо проверить, правильно ли сформулировано обобщающее суждение, находящееся уровнем выше.
Советы по обобщению сгруппированных идей
Совет 1. Избегайте пустых утверждений
Утверждения типа «у компании должно быть три цели» пустые, потому что не обобщают идеи, сгруппированные ниже (в нашем примере – цели компании), а лишь указывают на их вид (что это цели). Запомните: если между идеями не прослеживается четкая взаимосвязь, кроме той, что все они являются «проблемами», «причинами», «выводами», «целями» и т.п., то это значит, что группировка неверна и ее необходимо изменить.
Совет 2. Обобщая формулируйте результат
Группу идей, описывающих действия, обобщайте с помощью утверждения, в котором сформулирован их результат. Для описания действий всегда используется хронологическая последовательность, а значит, основой обобщения является их результат.
Совет 3. Найдите объединяющий признак
Обобщая идеи, описывающие ситуации, найдите признак, который их объединяет. Идеи могут относиться к одному и тому же субъекту, рассматривать одно и то же действие, быть направлены на один и тот же объект, подразумевать одно и то же утверждение. Обобщающий вывод должен отражать особенности сходства. Формулируя его, следуйте Совету 1.
Проверка правильности пирамиды
Правильно построенная пирамида соответствует трем золотым правилам Барбары Минто (если хотя бы одно из этих правил не выполняется, значит, ваши рассуждения либо ошибочны, либо недостаточно развиты, либо идут не в той последовательности).
Правило 1
Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже. Основная мысль абзаца обобщает предложения, которые в него входят, основная мысль раздела – главные мысли абзацев и т.д. (см. Обобщение сгруппированных идей).
Правило 2
Идеи каждого уровня должны быть взаимосвязаны. Наиболее быстрый способ проверить правильность группировки идей – назвать их одним существительным во множественном числе, т.е. определить, что это рекомендации, либо причины, либо проблемы, либо изменения, которые необходимо внести.
Правило 3
Идеи каждого уровня должны быть расположены в логической последовательности: дедуктивной, хронологической, структурной или сравнительной.
Форматирование идей в документе
В идеале за первые 30 секунд читающий должен полностью уловить ход ваших мыслей (Ситуация, Главное Утверждение и утверждения Главного уровня) и, кроме того, понять взаимосвязи между вспомогательными группами идей.
Способы форматирования текста
Ниже перечисленные способы форматирования текста помогают отобразить соподчиненность идей в пирамиде рассуждений.
Способ 1. Иерархия заголовков
Чтобы отобразить соподчинение заголовков, необходимо соблюдать некоторые правила:
- никогда не выделяйте заголовком только одну идею. У вас не может быть только один раздел, или один подраздел, или единственный нумерованный абзац;
- оформляйте идеи одной группы одинаково, чтобы подчеркнуть их общность;
- формулируйте заголовки лаконично, передавая лишь основную мысль;
- рассматривайте заголовки как элементы, не относящиеся к основному тексту. Они пишутся скорее для зрительного восприятия, а не для того, чтобы размышлять над ними;
- не размещайте заголовок следующего уровня сразу после названия документа. Сначала читающего необходимо ввести в курс дела и рассказать, о чем пойдет речь.
Способ 2. Нумерация и подчеркивание утверждений
Чтобы читающий легко понял смысл вашего сообщения, следует помнить несколько правил:
- соблюдайте логику модели «вопрос-ответ»: ответ необходимо располагать уровнем ниже. В такой модели неуместны пространные комментарии. Если требуется дать исходные данные или пояснения, делайте это во вводной части;
- как можно четче формулируйте утверждения. Одно утверждение должно состоять максимум из 10 слов;
- ограничивайте свои утверждения структурой дедукции или индукции. В дедуктивной цепочке не должно быть более четырех суждений, а в индуктивной – более пяти.
Способ 3. Многоступенчатая индексационная нумерация
Не используйте только эту нумерацию, комбинируйте ее с иерархией заголовков. Если читающий изучал документ давно, то ему будет недостаточно просто посмотреть на нумерацию. Заголовки помогут быстро освежить в памяти прочитанное.
Способ 4. Вынесение идей в отдельный блок
Этот способ уместен, когда документ настолько короткий, что нет смысла использовать заголовки или многоступенчатую индексационную нумерацию. Основное правило, которое следует здесь помнить: формулировки всех идей одного уровня должны иметь одинаковую грамматическую форму.
Способ 5. Маркированные списки
При этом способе соподчиненность идей выражается благодаря использованию различных видов значков-маркеров с одновременным смещением каждого следующего уровня вправо. Главная задача здесь – выделить основные идеи таким образом, чтобы они были заметны сразу.
Элементы, связующие текст
Главная цель связующих элементов – максимально облегчить работу читающему, чтобы он не задумывался о том, откуда что взялось и почему написано так, а не иначе. Вы не можете точно знать, с какими мыслями ваш читатель дойдет до конца документа. Поэтому ваша задача – при помощи различных связующих элементов вернуть его внимание к теме.
Элемент 1. Введения к разделам
К каждому утверждению Главного уровня необходимо сформулировать свою небольшую вводную часть – дать предысторию в форме Ситуация – Развитие Ситуации – Вопрос.
Элемент 2. Повтор ранее употребленных выражений
Техника повтора ранее употребленных выражений заключается в том, чтобы использовать какое-либо слово, фразу или идею из тех, что были описаны ранее, в качестве вводного предложения к новой части документа. Этот способ можно использовать при написании новых разделов, подразделов и т.п.
Элемент 3. Обобщающие разделы
Иногда главы и разделы получаются очень длинными и запутанными. Поэтому в конце такой главы или раздела необходимо обобщить сказанное и лишь затем переходить дальше.
Элемент 4. Заключительная часть документа
Теоретически, если вы следовали правилам пирамиды, вам не нужно делать общий вывод. Тем не менее чисто с психологической точки зрения необходимо как-то изящно закончить документ. Имейте в виду, что заключение не должно превратиться в перечисление всего того, что только что было изложено. Его цель – побудить читателя к действию, показать важность изложенного.
Инфографика
Скачать инфографику в высоком разрешении : https://goo.gl/PX37eq
pdf-формат для печати плакатом (размер А2) https://goo.gl/wSQLQJ
Комментируйте, задавайте вопросы, ставьте лайки и дислайки, подписывайтесь на мои Телеграм каналы: