В отделе закупок, как и в других отделах, существуют стандарты характерные именно для деятельности данной службы. Это те стандарты, которые должны применяться в работе каждым сотрудником службы снабжения. К сожалению, бизнес-процессы у каждой компании свои, формировавшиеся в закрытой системе, как правило, и не всегда грамотные.
Но стандарт предприятия, к сожалению, это не всегда "как правильно", это, скорее, "как у нас заведено" - для того, чтобы новые сотрудники могли с ними ознакомиться и сформировать примерное представление о том, как работать работу.
Позже предприятия приходят к тому, что пишут "как надо правильно", ломая затем устоявшиеся порядки выполнения задач и приводя бизнес-процессы к оптимизации. Без жертв не обходится, но это нормально в процессе эволюции.
Если вы руководите службой закупок, рекомендую обзавестись подробными инструкциями/стандартами работы к следующим процессам:
1. Прием товара.
Прием осуществляется по установленным правилам. П6, П7 и прочее наследство советского периода, когда люди любили собирать комиссии с председателем по разным поводам, не работают сейчас. Это к слову о том, что стандарт должен быть красивым не только на бумаге, но и на практике. Опишите, как на ваш взгляд это должно делаться, чтобы не терять деньги.
2. Подача заявки на товар от объекта.
Внутренний клиент тоже любит придерживаться правила "клиент всегда прав". Диссонанса у него не возникает даже после общения с внешним клиентом, имеющего такой же девиз. Без четкого порядка действий заказчик подразделения будет подавать заявки так, как ему удобно - устно по телефону (таким страдают тетушки, у которых много свободного рабочего времени), сканом рукописных листов, голубиной почтой и прочими извращениями современных технологий.
Чтобы такого не было и снабженцы не бегали пить глицин каждый раз при получении заявки, отрегулируйте этот процесс. Сэкономите время и нервы своих ребят, а эффективность работы повысится.
3. Ведение переговоров.
Вот тут стандарт не нужен. если ваше кредо: "цель оправдывает средства". Однако в общении (а преимущественно закупщики ведут переговоры с поставщиками) важны некоторые нормы и правила не только этикета и морали, но и корпоративной этики и культуры.
А уж если есть текучка, а новички приходят не очень опытные, то без описания этого процесса не обойтись. Это может быть даже не официальным корпоративным документом, но это облегчит вхождение в должность и поможет людям быстрее осваиваться - в конце концов, у каждой компании есть "фишечки", которые используются в переговорах.
4. Заказ товара.
Заказ соответствует заявке. Заявка определяет сам товар, количество товара, которое должно поступить на объект, время поставки и место приема товара. Определите форму подачи заказа, возможно, периодичность (у вас точка заказа определяется временем или объемом остатков?), условия, критерии эффективности. Привяжите ко второму пункту, описанному выше.
5. Оплаты.
Стандарт оплат, их распределения, анализа, осуществления поможет эффективнее управлять вверенным бюджетом. Поможет понять процесс взаимодействия с другими структурными подразделениями в различных вопросах.
6. Хранение.
Хранение товара происходит, в первую очередь, в соответствии с санитарными правилами и нормами, а также в соответствии с требованиями компании. Тут всё просто: нам не нужны штрафы от проверяющих органов, нам не нужны претензии от клиентов за порченный товар, нам не нужны собственные потери и списания из-за неправильного хранения. Работа склада на первый взгляд кажется простой, но это такое подразделение, которое может помочь компании терять или экономить кучу денег.
7. Отгрузка товара.
В дополнение к предыдущему пункту. Скоро у тех, кто имеет дело в продуктами, прибавится геммороя на этот счет. Но пока важно понимать, что должны быть выработаны правила, регулирующие деятельность склада в процессе отгрузок товара.
Это тот минимум, без которого обойтись нельзя. Максимум определяете вы сами. Нет действия, которое нельзя стандартизировать и закрепить документом, но соблюдайте адекватность в данном вопросе. Не переборщите с этим.
Стандарты пишутся, как правило, руководителями, но не забывайте брать обратную связь у сотрудников, чтобы стандарт мог применяться на практике.
И помните: если уж решили написать стандарт, сделайте его максимально детализированным, чтобы минимизировать количество уточнений и вопросов, которые могут возникнуть при прочтении.