Иван Курганов, руководитель по организации поставок и управлению запасами компании «МегаФон», и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом реализации ЭДО с компанией-нерезидентом.
Как давно «МегаФон» осуществляет электронный документооборот с компаниями-нерезидентами?
«МегаФон» начал обмениваться электронными документами с компанией-нерезидентом в августе 2017 года. Партнером выступил китайский производитель телекоммуникационного оборудования Huawei.
На старте стороны подписывали заказы на закупку лицензий, а уже в марте 2018 года полностью перешли на электронный документооборот, взаимодействуя по подписанию как заказов, так и первичной документации.
В целом, на реализацию проекта в системе – до начала обмена электронными документами – ушло около 6 месяцев. Это время потребовалось для изучения действующих норм законодательства РФ, получения обратной связи от государственных органов и доработку системы оператором.
Мы давно понимали потребность в реализации подобного проекта и вели активную работу в этом направлении. Huawei стал первым партнером, с которым нам удалось создать прецедент на рынке. Мы не планируем останавливаться на достигнутом и собираемся перевести взаимодействие со всеми поставщиками-нерезидентами в электронный формат.
Какой эффект получил «МегаФон», внедрив ЭДО с компанией-нерезидентом?
Среди основных плюсов перехода на электронный документооборот – исключение затрат на хранение, формирование и логистику бумажных документов, возможность подписания документов из любого места, где есть интернет, а также минимизация рисков их утери.
На базе какого ПО проходил ЭДО?
Оператором ЭДО выступила компания «СКБ Контур». Обмен документами осуществляется на базе разработанной ими платформы «Контур.Диадок». На стороне «МегаФона» платформа интегрирована в ERP-систему SAP.
При трансграничном ЭДО документы подписывают две стороны – так же, как и при внутрироссийском. Если говорить о технической стороне вопроса, то кратко подписание выглядит следующим образом. Документ проходит согласование в системе SAP «МегаФона». Затем происходит подписание документа электронной подписью и передача по интеграционной шине через оператора ЭДО в личный вэб-кабинет контрагента. Он проверяет документ и ставит электронную подпись. В результате и мы, и контрагент видим в системе подписанный с двух сторон документ.
Какими нормами права вы руководствовались при реализации ЭДО с компанией-нерезидентом?
В рамках проекта мы руководствовались действующими нормами законодательства РФ. Участники электронного документооборота – оператор ЭДО, «МегаФон» и компания-нерезидент – заключили дополнительные соглашения к действующим договорам.
С какими основными сложностями вы сталкивались при реализации ЭДО с компанией-нерезидентом? Как с ними справлялись?
Основная сложность – отсутствие готового решения по ЭДО с компанией-нерезидентом. Мы разрабатывали его специально под этот кейс.
В процессе реализации мы активно изучали действующее законодательство – в том числе и предусмотренные им ограничения. Также мы вели диалог с государственными органами.
Успех данного проекта по большей части зависел от взаимного желания двух компаний по оптимизации действующих процессов.
Задать свои вопросы Ивану и узнать больше об опыте «МегаФона» вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24-25 мая 2018 года в Москве.
Анастасия Алешина