Ольга Файчук, руководитель налогового управления «Северсталь-ЦЕС» и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом использования ЭДО с налоговыми органами в ее компании.
Как давно «Северсталь-ЦЕС» использует ЭДО?
С самого основания в 2009 году «Северсталь-ЦЕС» использовала электронный документооборот. Центр принимал на обслуживание компании с готовыми IT-решениями провайдера «СКБ Контур».
В 2014 году мы внедрили ЭДО с контрагентами через специализированного оператора связи с наложением на документы КЭЦП (квалифицированная электронная цифровая подпись – прим. ред.). При принятии решения о запуске было много требований к выбору технической платформы. Были необходимы внутренняя экспертиза и возможность внедрения/модификации своими силами.
Также требовалось обеспечить открытый исходный код решения и бесшовную интеграцию.
Кроме того, была нужна возможность расширять глубину автоматизации процессов и быстро адаптировать решение под новые потребности бизнеса. Среди последних были: автоматизация канцелярии, договорной работы, построение электронных архивов и так далее.
При выборе платформы мы изучали кейсы успешного внедрения ЭДО в других компаниях.
Сейчас у нас несколько решений электронного документооборота. Они объединены в систему и выполняют разные функции. Каждое из них мы внедряли поэтапно как в части функционала, так и в части разворачивания на отдельные географические локации.
На сегодняшний день проект ЭДО находится на стадии развития. У нас высокие показатели по обмену электронными документами с контрагентами. Так, в компании 40% составляют внутригрупповые продажи и 25% внутригрупповые закупки. Блок продаж мы полностью автоматизировали и перевели на ЭДО.
По итогам 2017 года мы обработали 1 633 100 пакетов документов. Из них исходящих 481 700, в том числе в электронном виде 156 000. Входящих 604 000, в том числе в электронном виде 151 550.
Процент обмена с внешними контрагентами на конец 2017 года достиг 20% с покупателями и 3% с поставщиками.
Для увеличения процента электронного обмена компания разработала комплекс мероприятий по его продвижению. Мы информируем контрагентов о возможности ЭДО с нами. Также компания нанимает специализированных операторов связи. Они помогают закрывать вопросы технического характера на стороне контрагента.
На данный момент мы наладили ЭДО со многими компаниями. Например, для ГК «Свеза» за 2017 год мы подготовили и отправили 350 деклараций, 493 ответа на требования и 182 200 листов-приложений. Также мы оптимизировали для нее процесс расчета НДС с безвозмездной передачей. Проект позволил сократить время расчета в 3 раза.
Применяя любое новое решение в рамках компании, мы транслируем его на всех клиентов. Такой подход позволяет нам всегда двигаться вперед.
На 2018 год мы поставили цель по увеличению процента электронного обмена юридически значимыми документами с внешними контрагентами. С покупателями планируем достичь 46%, с поставщиками 18%.
Как давно вы используете ЭДО с налоговыми органами?
Прочитать все интервью вы можете по ссылке