Анастасия Смотрицкая, главный бухгалтер «Артсана Рус» (Chicco) и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia об опыте внедрения ЭДО в ее компании.
Как давно «Артсана РУС» использует ЭДО? Что послужило причиной внедрения?
Мы начали использовать ЭДО в 2015 году. Внедрение было связано с тем, что основные покупатели продукции Chicco – крупные торговые сети. Ассортимент наших товаров очень широкий. По этой причине обработка первичных документов на стороне покупателя «вручную» занимает большое количество времени и может привести к ошибкам.
Еще одна причина перехода на ЭДО заключалась в том, что возврат бумажных накладных с подписью покупателя о приеме товара занимал большое количество времени. Из-за территориальной удаленности магазинов он длился от 1 до 4 месяцев, и аудиторы сомневались в правомерности признания выручки.
На какие этапы делилось внедрение?
Основных этапов перехода было три. Сначала подписание дополнительных соглашений с покупателем о возможности электронного документооборота. Затем мы провели доработку ERP-систем под требования ЭДО. Завершающим этапом стало внедрение алгоритма обмена и исправление ошибок при практическом использовании.
С какими сложностями вы столкнулись? Как с ними справились?
На самом деле мы до сих пор сталкиваемся с проблемами. В основном это случается из-за того, что загрузкой информации на стороне контрагента занимаются неопытные сотрудники, которые к тому же часто меняются. Поэтому если возникает нестандартная ситуация, решить ее достаточно проблематично.
Например, при пересчете поставленного товара покупатель обнаруживает несоответствие фактического количества с заявленным в документах. Если наш склад подтверждает данную информацию, мы отправляем универсальный корректировочный документ. Покупатель при этом подписывает только его, а универсальный передаточный документ остается без подписи. Таким образом, у нас есть подтверждение реализации только откорректированных позиций, и доказать правомерное отражение выручки в управленческом учете и сумму дебиторской задолженности мы не можем. В свою очередь покупатель говорит, что программа работает только так.
Другой пример: покупатель присылает акт на недопоставку, который наша компания со своей стороны не подтверждает. Мы едем на склад покупателя, там находят наш товар, но акт из системы не отзывают. В акте сверки суммы недопоставок присутствуют, и мы годами не можем его подписать.
Как изменились особенности работы с УПД и УКД после внедрения ЭДО?
Подписание накладных на стороне покупателя теперь происходит очень быстро, правда, возникает необходимость их постоянной выгрузки в электронный архив.
Сократились почтовые расходы на пересылку бумажных документов.
Но проявились также и отрицательные стороны. Так как все покупатели пользуются услугами разных провайдеров, мы установили программы, которые необходимо своевременно продлевать и обслуживать. Это требует дополнительных затрат с нашей стороны.
Также появились непредвиденные технические ошибки. Например, некорректно загружаются в систему ставки НДС.
Задать свои вопросы Анастасии и узнать больше об опыте «Артсана Рус» (Chicco) вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24-25 мая 2018 года в Москве.
Анастасия Алешина