Электронная почта важна для большинства из нас. Хотя существуют и другие средства связи (например, обмен мгновенными сообщениями), электронная почта все еще играет важную роль. Вот почему вы должны научиться правильно управлять своими письмами, если хотите быть эффективными.
Здесь я хотел бы поделиться с вами тем, как я управляю своими письмами. Я не утверждаю, что это лучший способ, но я надеюсь, что он может дать вам некоторые идеи, чтобы улучшить ваши. Я буду использовать Gmail в качестве примера (поскольку это то, что я использую), но принципы применимы и к другим службам электронной почты.
Без дальнейших церемоний, вот мои пять советов по управлению электронной почтой:
1. Обработайте свои электронные письма только в течение выделенного периода времени.
Вы должны выделить время для обработки ваших электронных писем и придерживаться его. За некоторыми исключениями для срочных писем я не рекомендую вам сразу отвечать на ваши электронные письма. Вместо этого подождите до выделенного времени. Таким образом, вы минимизируете перерывы, чтобы лучше ориентироваться на своих задачах.
2. Обработайте некоторые электронные письма навалом.
Для некоторых типов электронных писем я считаю, что лучше обрабатывать их все сразу. Примером в моем случае является уведомление электронных подписчиков новых подписчиков. Я их ищу, читаю имена новых подписчиков, а затем архивирую их.
При обработке таких писем навалом в моем почтовом ящике остаются только «разовые» или уникальные электронные письма. Это электронные письма, которые мне нужно пройти один за другим, поскольку каждый из них отличается.
3. Используйте сочетания клавиш.
Для писем, которые остались в моем почтовом ящике, я просматриваю их с помощью сочетаний клавиш. Я нахожу его намного быстрее, чем с помощью мыши (или сенсорного экрана). С моей клавиатурой мне нужно только нажать несколько клавиш; это повышает эффективность. Мне не нужно менять позицию указателя каждый раз, как я делаю с помощью мыши.
Найдите сочетания клавиш электронной почты и используйте их. Вы сэкономите много времени.
4. Быстро очистите свой почтовый ящик; отметьте электронные письма, которым необходимо больше внимания.
Когда вы проходите через свой почтовый ящик электронной почты, постарайтесь быстро пройти через них. Проведите всего несколько секунд на каждом электронном письме на этом этапе. Если электронное письмо требует больше времени, отметьте его для дальнейшей обработки позже. В Gmail ярлык клавиатуры для маркировки электронной почты - это «.». Затем электронное письмо появится в вашей папке «Помеченные».
После того, как вы закончите свой почтовый ящик, выберите все электронные письма в своем почтовом ящике и заархивируйте их. Вуаля! Ваш почтовый ящик теперь пуст! Мне всегда приятно видеть пустой почтовый ящик.
5. Ответ на электронные письма с помощью расширителя текста.
Теперь пришло время разобраться с отмеченными сообщениями. Здесь вы можете потратить столько времени, сколько потребуется для каждого электронного письма. Прочтите его подробно и ответьте на него, если это необходимо. Вы также можете добавить некоторые новые задачи в список дел.
Отвечая на обычные электронные письма, я считаю полезным использовать текстовый расширитель. Таким образом, мне нужно только ввести несколько символов (триггер), и полный ответ появится автоматически. Мне не нужно повторять его каждый раз. Это большой тайм-аут для электронных писем, которые требуют от вас аналогичного ответа.
В моем случае я использую TypeIt4Me , но есть много альтернатив. В Windows альтернативой является PhraseExpress .
***
Вот как я управляю своими письмами, и это хорошо работает для меня. Надеюсь, вы сочтете это полезным.