Основные правила переписки в почте
Один из важнейших инструментов любого менеджера или специалиста сегодня – это коммуникация. И часто сегодня, в современно мире, она проходит в мессенджерах или почтовых клиентах. О последних давайте и поговорим.
Коммуникация через почту
Переписка – это своеобразный документ. В отличие от встречи вживую, он сохраняется в вашем почтовом ящике, поэтому даже спустя время он не теряет своей силы. Это может сильно выручить в разных спорных моментах или ситуациях, например, когда договорённость закреплена в письме. Как говорится – «Что написано пером...», поэтому вырабатывайте в себе привычку фиксировать отчетами результаты любых встреч или переговоров.
Главная задача коммуникации – обмен информация ради нужной реакции. Сильно отличаясь от живого диалога, онлайн-коммуникация подразумевает только один канал общения – текстовый. Поэтому, чтобы не стать жертвой недопонимания, старайтесь быть максимально точным в своих словах. Двусмысленности конструктивному общению не способствуют. Давайте собеседнику возможность думать самому, но не давайте ему возможности понять вас неправильно или переиначить ваши слова.
Структура сообщения
Тема
Тема обязательно должна быть релевантной его содержанию. Если в течение коммуникации обсуждаемые позиции изменились – меняйте и тему письма.
Приветственное обращение
Здоровайтесь или приветствуйте собеседника короткой фразой, не нужно никаких расшаркиваний. Если пишете письмо нескольким людям сразу - используйте общее обращение. А если пишете кому-то конкретному, то обращайтесь по имени.
Кстати, если вы писали одному человеку, а ответил другой, то в ответном письме обязательно поприветствуйте «нового» собеседника.
Вступление
Вступление стоит писать, только если ваше письмо это хотя бы 3-4 абзаца. В самом начале напишите о сути всего письма. Не делайте его сложным, чтобы оно не вызывало лишних вопросов. Вступление – это продолжение темы, поэтому старайтесь вкратце рассказать о предмете общения.
Основная часть
Каждый абзац должен быть оформлен в виде одной идеи и нескольких предложений, дополняющих ее. Не оставляйте в абзацах лишних мыслей, которые не подтверждают и не расширяют ваше основную идею абзаца. Отсеянные мысли либо удалите, либо вынесите в отдельный абзац. Также помните, что не стоит использовать абзацы из одной строки, они попросту ломают весь ритм письма.
Каждый абзац может иметь свой собственный подзаголовок, особенно если вы включаете в письмо несколько тем.
Подведение итогов и вопросы получателю
Этот блок выносится в конец письма. И вот почему, если вы зададите кучу вопросов в середине письма, собеседник может их банально не увидеть или пропустить.
Подпись
Подпись – это чисто техническая часть письма, которая не должна быть объемнее, чем весь текст сообщения. Забавно, что на нее смотрят очень и очень редко, обычно, чтобы посмотреть ваш номер мобильного. Все и так знают, как вас зовут или какая у вас почта, потому что это написано в окошке над письмом. Старайтесь сделать подпись минималистичной и емкой. Это не будет отвлекать внимание читателя.
Желаю вам эффективной коммуникации!