С 18 июня 2017-го снова поменялись правила хранения документов. Весной прошлого года закон уже сократил сроки хранения документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Их разрешили хранить не 75, а 50 лет.
Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ внес новые изменения в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон).
Закон определил новые правила для сроков хранения документов:
1. Их устанавливают законы, иные нормативные акты, а также перечни документов (ч. 1 ст. 21.1).
2. Они не зависят от места хранения (ч. 2 ст. 21.1).
3. Они исчисляются с 1 января года, следующего за тем, в котором документы были закончены делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1).
Посмотрим, как применять эти правила в работе с документами по личному составу.
СКОЛЬКО ХРАНИТЬ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Сроки хранения документов исчисляйте с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводством. Так, срок хранения документов, которые вы закончите делопроизводством в 2017-м, считайте с 1 января 2018 года.
Документы, законченные делопроизводством, — это документы, которые вы в течение года подшивали в дело и которые не переходят на следующий год. В ежедневной работе они не будут нужны. Но могут понадобиться, чтобы показать проверяющим, сделать выписку, копию или выдать работнику справку.
ПРИМЕР
Дело «Приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении» непереходящее. Вы закрываете его в конце года, т. е. заканчиваете делопроизводством. В следующем году заводите новую папку и начинаете подшивать в нее приказы начиная с номера 1.
Дело «Должностные инструкции работников» в конце года не закрывается. Документы могут потребоваться в любой момент. Закончите делопроизводством вы только те документы, которые замените новыми и выделите в другое дело.
Дело «Личные карточки работников» в конце года не закрывается. Вы заполняете эти документы, пока сотрудники работают в компании. Закончите делопроизводством личную карточку вы тогда, когда сотрудник уволится.
Чтобы определить сроки хранения документов по личному составу, используйте ст. 22.1 Закона и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
1. Кадровые документы длительных сроков хранения, которые подшили в дело и оформили для текущего или архивного хранения до 1 января 2003 года, храните 75 лет (ч. 1 ст. 22.1 Закона).
Применяйте этот срок, когда увидите в Перечне «75 л.».
ПРИМЕР
Дело «Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет», закрытое в 2002 году, нужно хранить с 1 января 2003-го по 31 декабря 2077-го.
2. Кадровые документы длительных сроков хранения, которые подшили в дело и оформили для текущего или архивного хранения после 1 января 2003 года, храните 50 лет (ч. 2 ст. 22.1 Закона).
Применяйте этот срок, когда увидите в Перечне «75 л.», т. к. в этот документ изменения не вносили.
ПРИМЕР
Дело «Приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет», закрытое в 2016 году, нужно хранить с 1 января 2017 по 31 декабря 2066-го.
3. Кадровые документы временных сроков хранения храните в течение периода, предусмотренного Перечнем. Эти сроки не зависят от года, в котором вы подшили документы и оформили дела (ч. 4 ст. 22.1 Закона).
ПРИМЕР
Дело «Табели учета рабочего времени», закрытое в 2016 году, нужно хранить 5 лет (ст. 586 Перечня): с 1 января 2017 по 31 декабря 2021-го.
Дело «Табели учета рабочего времени при вредных условиях труда», закрытое в 2016 году, нужно хранить 50 лет (ст. 586 Перечня): с 1 января 2017 по 31 декабря 2066-го.
Дело «Табели учета рабочего времени при вредных условиях труда», закрытое в 2002 году, нужно хранить 75 лет (ст. 586 Перечня): с 1 января 2017 по 31 декабря 2077-го.
Хотите первыми знать самые важные изменения в кадровой сфере?
Ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал "Pro-personal.ru" .